Mając na względzie wysokość kary można by spodziewać się daleko idących wykroczeń. Nic bardziej mylnego – historia spółki Beliani (PL) GmbH jest znacznie prostsza. Natomiast maksymalny wymiar kary skłania do przemyśleń, w jaki sposób działać w zakresie e-commerce. 

Beliani case

Zgodnie z opublikowaną decyzją, Prezes UOKiK wszczął postępowanie wyjaśniające w sprawie wstępnego ustalenia, czy w związku z treścią komunikatów umieszczanych na stronie internetowej oraz przekazywaną informacją o cenach, doszło do naruszenia zbiorowych interesów konsumentów. W tym celu UOKiK skierował do podmiotu wezwanie do złożenia wyjaśnień, które zostało przez szwajcarską spółkę zignorowane. Pomimo dwukrotnego wezwania – spółka nie odniosła się w żaden sposób do zadanych pytań i nie udzieliła odpowiedzi. Wobec braku reakcji spółki Prezes UOKiK wszczął postępowanie w sprawie nałożenia na spółkę kary pieniężnej w związku z nieudzieleniem informacji w sprawie.  

Podstawą do nałożenia kary był art. 106 ust. 2 pkt 2 Ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów, zgodnie z którym  Prezes Urzędu może również nałożyć na przedsiębiorcę, w drodze decyzji, karę pieniężną w wysokości nie większej niż 3% obrotu osiągniętego w roku obrotowym poprzedzającym rok nałożenia kary, jeżeli przedsiębiorca ten choćby nieumyślnie nie udzielił informacji żądanych przez Prezesa Urzędu na podstawie art. 10 ust. 9, art. 12 ust. 3, art. 19 ust. 3, art. 23c ust. 3, art. 28 ust. 3 lub art. 50 bądź udzielił nieprawdziwych lub wprowadzających w błąd informacji. 

Powód tak dotkliwej kary był równie trywialny. Szwajcarska spółka nie ma obowiązku publikowania sprawozdań finansowych w publicznym rejestrze. Organ wymierzając karę finansową nie mógł ustalić, jaka była wysokość obrotu spółki. Ustalił jednakże, że zgodnie z informacjami podanymi przez spółkę do publicznej wiadomości – nie kwalifikowała się ona na niższy wymiar kary. Wobec braku bardziej szczegółowych informacji i wyjaśnień ze strony spółki, Prezes UOKiK wymierzył karę w najwyższej możliwej wysokości -tj. 2 000 000 EUR, w przeliczeniu 8 453 400,00 zł.  

Analizując przypadek Beliani (PL) GmbH, należy wskazać następujące wnioski: 

1. Brak współpracy z organem jest najgorszym możliwym rozwiązaniem. Podmiot, względem którego prowadzone jest postępowanie wyjaśniające, nie jest w takim wypadku w stanie przedstawić swojego stanowiska w sprawie i argumentów, przemawiających na jego korzyść.  

2. Brak konfrontacji z problemem nie sprawia, że on znika. Co więcej, Prezes UOKiK (ale nie tylko – w ubiegłym roku Prezes UODO nałożył na przedsiębiorcę karę finansową w wysokości 18 941 złotych, kwotę stanowiącą równowartość 4500 EUR, za naruszenie art. 58 ust. 1 lit. a) i e) RODO – tj. nieudzielenie informacji potrzebnych organowi nadzorczemu do realizacji swoich zadań) – w przypadku braku odpowiedzi może wszcząć postępowanie w sprawie nałożenia na spółkę kary pieniężnej. 3% obrotu w przypadku dużych podmiotów może być karą dotkliwą.  

Dodatkowo – warto przypomnieć o konieczności weryfikacji i aktualizacji adresu siedziby podmiotu. W omawianym przypadku Beliani (PL) GmbH wprawdzie nie był to problem, ponieważ korespondencja została za każdym razem prawidłowo odebrana pod adresem siedziby. Natomiast nawet w tym wypadku, organ podjął dodatkowe czynności, celem ustalenia, że pisma zostały doręczone pod właściwym adresem. 

Ochrona praw konsumenta – obszary, które UOKiK kontroluje najchętniej 

Sprawa Beliani przypomina jednocześnie o prowadzonych przez Prezesa UOKiK w branży e-commerce. 

UOKiK co do zasady koncentruje się w szczególności na fikcyjnych licznikach promocji, permanentnych „wyjątkowe” rabatach, ale również ukrytych kosztach, automatycznych subskrypcjach czy też manipulacjach opiniami klientów. 

Poniżej przedstawiamy krótkie podsumowanie obszarów, które należy zweryfikować 

1. Promocje i ceny 

W tym zakresie należy przede wszystkim zwrócić uwagę na politykę promocji. Czy promocje są okresowe, czy wprowadzane na stałe? Jak kształtuje się rabat dla stałych klientów, a także czy podane ceny uwzględniają najniższą cenę z 30 dni. 

2. Opinie klientów 

W zakresie opinii klientów, należy zwrócić uwagę, jakie opinie są publikowane. W szczególności należy sprawdzić, czy publikowane recenzje pochodzą od osób, które dokonały zakupu. A także, czy przeszły weryfikację, czy też wdrożona została procedura weryfikacji opinii klientów. 

3. Opis produktów/ usług 

W tym zakresie należy zwrócić szczególną uwagę na zjawisko tzw. „Fake social proof” – tj. czy w opisach sprzedażowych pojawiają się komunikaty takie jak m.in. bestseller i czy znajdują one odzwierciedlenie w rzeczywistości. 

4. Zasady sprzedaży 

Weryfikacji mogą zostać poddane również zasady sprzedaży, począwszy od tego, jak kształtuje się proces uzupełniania koszyka zakupowego, tj. czy w jaki sposób pojawiają się propozycje zakupu dodatkowych produktów. Ponadto, zasady dostawy zamawianych produktów – jakie konsumenci mają możliwości wyboru dostawy i oferty dostawy. 

Weryfikacji podlegają również ukryte lub niejasne subskrypcje oferowane pod postacią darmowej próbki, która przekształca się w cykliczną płatność. Jakie są zasady rezygnacji / anulowania subskrypcji. 

5. Informacja o dostępności produktu oraz czasie dostawy 

W ramach weryfikacji badane są zapewnienia o dostępności produktu i czasie dostawie. Należy zwrócić uwagę na kierowane do konsumentów w tym zakresie komunikaty. 

Powyższa lista jest przykładowa. Każdy serwis internetowy ma określone systemy działania, konkretne grupy klientów i odbiorców treści. Dlatego też warto dokonać weryfikacji strony internetowej, pod kątem nieuczciwych praktyk rynnowych i zgodności treści z obowiązującym prawem. 

Więcej na: https://kkplegal.pl/uslugi/prawo-nowych-technologii/  

Krystyna Mazalik-Sumara

Radca prawny

Artykuł Jak zabezpieczyć sklep internetowy w obliczu ostatnich kar UOKiK pochodzi z serwisu Kancelaria Prawna KKP Legal Katowice.

KSeF został uregulowany przede wszystkim w: 

• Ustawie z dnia 29 października 2021 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076);  
• Decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 roku upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83); 
• Ustawie z dnia 16 czerwca 2023 roku o zmianie ustawy o VAT (Dz.U. 2023 poz. 1598); 
• Ustawie z dnia 9 maja 2024 roku zmieniającej ustawę o VAT (Dz.U. 2024 poz. 852). 

W Polsce przez pewien zwyczaj, mający już ponad 30 lat, ukształtowała się praktyka, zgodnie z którą faktura ma dwojaką funkcję. Po pierwsze, jest to dokument potrzebny dla rozliczania podatków. Po drugie, faktura funkcjonuje w relacjach między przedsiębiorcami, a nawet między przedsiębiorcami i konsumentami, jako dokument handlowy. Przedsiębiorcy i konsumenci często uznają fakturę za potwierdzenie zawarcia umowy oraz za wezwanie do zapłaty.  

Zwyczaj ten znajduje odzwierciedlenie w orzecznictwie Sądu Najwyższego. 

Zgodnie z art. 455 Kodeksu cywilnego, jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania. 

Sąd Najwyższy prezentował w tym zakresie trzy stanowiska: 

1. zgodnie z pierwszym, faktura jest tylko rachunkiem wystawionym przez dostawcę towaru, stwierdzającym wykonanie umowy sprzedaży, podlegającym sprawdzeniu przez dłużnika. Nie spełnia ona więc warunków wezwania do zapłaty (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14 stycznia 1987 roku, sygnatura akt IV CR 461/86); 
2. zgodnie z drugim, faktura jest wezwaniem do zapłaty bez potrzeby spełniania szczegółowych warunków (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 28 maja 1991 roku, sygnatura akt II CR 623/90); 
3. zgodnie z trzecim, faktura jest wezwaniem do zapłaty, tylko jeśli zawiera wzmiankę co do sposobu i czasu zapłaty (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16 września 2004 roku, sygnatura akt IV CK 659/03; wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 stycznia 1999 roku, sygnatura akt I CKN 964/97; uchwała Sądu Najwyższego z dnia 19 maja 1992 roku, sygnatura akt III CZP 56/92). 

Trzeci z powyższych poglądów stał się z czasem dominującym. Faktura jest zatem wezwaniem do zapłaty, jeśli zawiera wzmiankę co do sposobu i czasu zapłaty. 

Pytanie, czy wprowadzenie systemu KSeF zmienia coś w tym przedmiocie.  

System KSeF jest bowiem portalem rządowym i realizuje cele związane z rozliczaniem należności podatkowych. Nie jest jasne, czy stanowi on środek komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 61 Kodeksu cywilnego, zwłaszcza nie na linii państwo-podatnik, lecz w relacjach między samymi podatnikami, co do kwestii nie stricte podatkowych, czyli właśnie co do roli faktury jako dokumentu handlowego – wezwania do zapłaty.  

Dylematu nie będzie, jeśli strony stosunku prawnego uznają, że doręczenie wezwania do zapłaty w postaci faktury może nastąpić za pomocą KSeF.  

W przypadku braku takiego porozumienia, kwestia ta będzie problematyczna. Ma ona niebagatelne skutki. Ze skutecznym wezwaniem do zapłaty i niedotrzymaniem terminu zapłaty prawo wiąże efekt w postaci naliczania odsetek. Jeśliby uznać, że umieszczenie faktury w KSeF takim wezwaniem nie jest, a wezwanie nie zostanie doręczone w innej formie, odsetki nie będą naliczane. Przy kwotach wielomilionowych na jednej fakturze lub przy dużej liczbie faktur może to być poważna strata dla wierzyciela lub zysk dla dłużnika.  

W związku z tym rekomendowaną praktyką powinno być wystawienie faktury w KSeF oraz osobne doręczenie jej w takiej formie, w jakiej faktury doręczano przed wprowadzeniem KSeF.  

Należy jednak mieć tutaj na uwadze interpretację indywidualną z dnia 29 kwietnia 2026 roku Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, sygnatura 0114-KDIP1-3.4012.86.2026.1.JG. Zgodnie z tą interpretacją, wizualizacje faktur PDF przesyłane kontrahentom mogą zostać uznane za odrębne faktury, jeśli nie są w pełni zgodne merytorycznie z danymi zawartymi w fakturach ustrukturyzowanych w KSeF, co rodzi obowiązek zapłaty podatku VAT zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. Wysyłając wizualizację faktury z KSeF należy zatem bardzo uważnie sprawdzić, czy jej zawartość merytoryczna w pełni pokrywa się z fakturą wystawioną w KSeF. 

Coś, co do tej pory można było zrobić jednokrotnie, za pomocą jednego dokumentu, teraz trzeba będzie robić dwa razy, narażając się przy tym na skutki ewentualnych błędów. Liczba podatników, transakcji i faktur w skali kraju może nam dać wyobrażenie, jak wiele pracy dodano w ten sposób wystawiającym faktury.  

Z drugiej strony, jeśli w KSeF pojawi się faktura, której nie uznajemy za zasadną, to dla uniknięcia wszelkich wątpliwości warto rozważyć poinformowanie wystawiającego o tym fakcie. Nie możemy jednak tej „pustej” faktury odesłać – zostaje ona w KSeF.  

Brak możliwości odesłania faktury z KSeF nie oznacza jednak, że nie ma sposobu by ją kwestionować. Można to robić przez poinformowanie kontrahenta w ramach korespondencji przedprocesowej. 

Odrębną kwestią jest sam fakt księgowania takiej faktury. To, że faktura kosztowa pojawia się w KSeF, nie oznacza automatycznie, że musi ona zostać wprowadzona do ksiąg. W tym zakresie podatnik dalej ma prawo zdecydowania o tym, czy taką fakturę rozliczać, czy też nie. Nie ma jednak możliwości usunięcia faktury w KSeF, odrzucenia niezasadnej faktury na tym portalu. Dla uniknięcia wątpliwości – samo pobranie faktury z KSeF nie oznacza akceptacji, czy też uznania roszczenia.  

Problem powstanie też w zakresie ulgi na złe długi. Do jej zastosowania potrzebny jest upływ 90 dni od terminu zapłaty. Jeśli takiego terminu nie ma, bo skutecznie nie doręczono wezwania do zapłaty przy świadczeniu bezterminowym, to nie można zastosować ulgi.   

Na marginesie, w kontekście KSeF spotkałem się z bardzo ciekawym określeniem profesora Witolda Modzelewskiego „pisz do mnie na Berdyczów”. Jak możemy przeczytać na portalu Historykon, Berdyczów to miasto w obwodzie żytomierskim Ukrainy, położone 44 km od Żytomierza. W 1569 roku miasto stało się częścią Rzeczypospolitej Obojga Narodów. Miasto uzyskało przywilej urządzania dziesięciu jarmarków rocznie. Z tego okresu pochodzi właśnie kupieckie zawołanie „Pisz do mnie na Berdyczów”. Z racji fachu kupieckiego i natury podróżowania, kupcy znajdowali się w ciągłym ruchu. Jedynym miejscem, w którym prawdopodobnie można było ich odnaleźć i liczyć na odebranie listu (bywali w nim średnio co 2-3 miesiące), był właśnie Berdyczów. Podobnie KSeF, nie wysyła natychmiastowych powiadomień o umieszczeniu tam faktury przez kontrahenta. Jest co prawda obowiązek sprawdzania KSeF, lecz na razie nie ma on sankcji. W praktyce zatem podatnicy, niczym kupcy w Berdyczewie, odbierać będą faktury w KSeF (o ile wcale) co jakiś czas, gdy będą sprawdzać KSeF, podkreślam, głównie w celach podatkowych w okresach rozliczeniowych. Do faktur w KSeF nie można dołączać jednocześnie żadnej innej korespondencji. Większość praktyków stoi na stanowisku, że przesłanie faktury w KSeF ex lege nie może rodzić skutków prawnych dla kontrahenta. Czuję jednak podskórnie, że dopiero praktyka orzecznicza przesądzi, czy faktury wystawione w KSeF z terminem i sposobem zapłaty mogą być uznane za skuteczne wezwanie do zapłaty. Sporów w tym zakresie nie powinno zabraknąć.  

Na koniec wskazuję, że w ramach sporu prawnego związanego z niezasadną fakturą istnieje cały szereg czynności do podjęcia w odpowiedniej kolejności i w odpowiedni sposób. Ważne jest również zbieranie „po drodze” odpowiednich dowodów w ramach przyjętej taktyki procesowej. Jeśli otrzymałeś niezasadną fakturę lub jeśli chcesz mieć pewność, że wysłałeś skutecznie wezwanie do zapłaty – warto skonsultować się z prawnikiem.  

Więcej na: https://kkplegal.pl/uslugi/biezaca-obsluga-przedsiebiorcow/

Bartosz Kurzyniewski

Adwokat

Artykuł KSeF a niezasadne faktury. Jak skutecznie bronić się przed sądem w erze e-faktur? pochodzi z serwisu Kancelaria Prawna KKP Legal Katowice.

Procedury AI w organizacji – czemu mają służyć? 

Coraz więcej przedsiębiorców zaczyna zastanawiać się, czy i w jakim zakresie mogą wprowadzić procedury AI w swoich organizacjach. Założenie, że brak procedury AI wiąże się z brakiem zgody na korzystanie z systemów AI, może okazać się niewystarczające. 

Co prawda, obowiązujące przepisy prawa na tę chwilę nie przewidują powszechnego obowiązku wprowadzenia procedur dot. sztucznej inteligencji dla przedsiębiorców. Obecnie obowiązki te zostały nałożone głównie na dostawców systemów AI wysokiego ryzyka rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 z dnia 13 czerwca 2024 r. w sprawie ustanowienia zharmonizowanych przepisów dotyczących sztucznej inteligencji oraz zmiany rozporządzeń (WE) nr 300/2008, (UE) nr 167/2013, (UE) nr 168/2013, (UE) 2018/858, (UE) 2018/1139 i (UE) 2019/2144 oraz dyrektyw 2014/90/UE, (UE) 2016/797 i (UE) 2020/1828 (akt w sprawie sztucznej inteligencji) (dalej: AI Act), o którym pisaliśmy już wcześniej. Jednak pośrednio obowiązki wdrożenia procedur AI wynikają m.in. z Ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, wdrażającej dyrektywę NIS 2, nakładającej na podmioty kluczowe i ważne obowiązek wdrożenia systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji w systemie informacyjnym, czy też RODO, w zakresie konieczności zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych przez administratora danych osobowych. Ponadto, uregulowanie w organizacji zasad korzystania ze sztucznej inteligencji jest również ważne z perspektywy zarządzania ryzykiem, m.in. w zakresie wykorzystywania systemów sztucznej inteligencji poza zakres udzielonej licencji i związanych z tym roszczeń. 

Obecnie coraz więcej osób korzysta ze sztucznej inteligencji. Zdarza się, że podwładni nie informują przełożonych o fakcie, że do wykonywania swoich obowiązków w całości lub częściowo wykorzystują sztuczną inteligencję. Pomijając obowiązek ustawowy przewidziany dla poszczególnych podmiotów w zakresie wdrożenia odpowiednich polityk i procedur, zważywszy na ryzyko z tym związane, wskazać należy, że osoby zarządzające powinny zabezpieczyć się przed ewentualnymi negatywnymi skutkami tzw. „cichego przyzwolenia” na korzystanie z narzędzi AI (nierzadko darmowych w ramach użytku prywatnego). Z uwagi na różny zakres zabezpieczeń danych wprowadzanych do tego typu narzędzi, korzystanie z nich, wiąże się z ryzykiem dla przedsiębiorstwa. Zwłaszcza jeśli podwładni mają dostęp do danych wrażliwych. Prośba o zredagowanie maila do klienta w darmowym czacie może wiązać się z szeregiem negatywnych konsekwencji dla przedsiębiorstwa i osób zarządzających. 

W związku z powyższym powstaje pytanie -jak zabezpieczyć się przed nieuprawnionym wykorzystywaniem systemów sztucznej inteligencji przez pracowników i podmioty świadczące usługi na rzecz danej organizacji. 

Czy pracodawca może zakazać korzystania z AI w pracy? 

Zasadniczo, stosunek pracy ma charakter podporządkowania pracowniczego. Pracownik wykonuje pracę pod kierownictwem przełożonego (pracodawcy) w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Pracownik ma obowiązek stosować się do poleceń pracodawcy, o ile nie są sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. To obejmuje także polecenia i zakazy dotyczące korzystania z określonych narzędzi (np. AI) przy pracy. 

Do decyzji pracodawcy pozostaje, czy w ramach organizacji umożliwi pracownikom korzystanie z systemów AI czy też ich zabroni. Pracodawca może m.in. zakazać korzystania z systemów sztucznej inteligencji na służbowym sprzęcie, w sieci organizacji czy też w ramach wykonywania zadań służbowych.  

Zakaz nie może naruszać dóbr osobistych ani wykraczać poza sferę podporządkowania pracowniczego (czyli „kontrolować” życia prywatnego pracownika). 

Korzystanie z AI a kwestia danych osobowych 

Wpisanie danych klienta do systemu sztucznej inteligencji (np. Chatu GPT albo innego modelu generatywnego) stanowi przetwarzanie danych osobowych w rozumieniu RODO.  

Zatem przetwarzanie danych musi odbywać się zgodnie z rozporządzeniem. W szczególności administrator i podmiot przetwarzający muszą wdrożyć odpowiednie środki bezpieczeństwa (szyfrowanie, kontrola dostępu, audyty, certyfikacje, procedury incydentowe). Z uwagi na wysokie ryzyko związane z wykorzystywaniem sztucznej inteligencji do przetwarzania danych osobowych należy rozważyć również przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych (DPIA). 

Jak wdrożyć procedury AI w organizacji? 

W pierwszej kolejności należy zastanowić się, czy w ramach funkcjonowania organizacji dopuszcza się możliwość wykorzystywania narzędzi AI lub opartych o AI, a jeśli tak – w jakim zakresie.  

Warto w tym zakresie 

1. Określić cele korzystania z AI w organizacji i zakres, tj. określenie, w jakich obszarach dopuszcza się wykorzystywanie systemów AI a także, do jakich działań/ zadań nie dopuszcza się możliwości wykorzystywania AI; 

2. Zastanowić się nad tym, jakie narzędzia są oficjalnie i nieoficjalnie wykorzystywane w organizacji, jakie narzędzia mogą być wykorzystywane; 

3. Opracować wewnętrzny dokument, regulujący zasady korzystania z narzędzi AI w ramach organizacji. 

Procedura AI w organizacji – co powinna zawierać? 

Zważywszy na charakter procedury, zaleca się, aby w jej treści uwzględnić m.in.: 

1. Zakres i cel wdrożenia procedury – w szczególności kogo dotyczy (pracownicy, zleceniobiorcy, współpracownicy, dostawcy – w zakresie dostępu do systemów firmy); 
2. Listę narzędzi AI – dopuszczonych do wykorzystywania, dopuszczonych do wykorzystywania w określonym zakresie oraz zakazanych do wykorzystywania; 
3. Zasady korzystania z narzędzi AI, w tym w szczególności wprowadzania danych do AI; 
4. Przypisane w organizacji role i odpowiedzialność; 
5. Ocenę nowego narzędzia AI do wdrożenia w organizacji; 
6. Zasady bezpieczeństwa informacji i cyberbezpieczeństwa; 
7. Zasady wdrożenia procedury, w tym częstotliwość szkoleń i zapoznania pracowników i współpracowników z procedurą; 
8. Monitoring, przegląd i formę aktualizacji procedury. 

 
Zakres procedury w każdej organizacji powinien zostać ustalony indywidualnie w oparciu o potrzeby danego podmiotu, jego struktury, rozmiar, liczbę kontrahentów, liczbę pracowników i dokonaną wcześniej ocenę ryzyka.  

W razie dodatkowych pytań, zachęcamy do kontaktu. 

Więcej informacji znajduje się w zakładce Prawo Nowych Technologii.

Krystyna Mazalik-Sumara

Radca prawny

Artykuł Procedury AI w firmie. Jak bezpiecznie uregulować korzystanie ze sztucznej inteligencji w Twojej organizacji? pochodzi z serwisu Kancelaria Prawna KKP Legal Katowice.

Kiedy umowa o pracę, a kiedy B2B? 

Same zasady kwalifikowania stosunku stron jako podlegającego prawu pracy nie uległy zmianie. Na pewno jako główny element wskazujący na to, że mamy do czynienia ze stosunkiem pracy wskazuje się podporządkowanie. Praca pod kierownictwem oznacza, że pracodawca decyduje co, gdzie, kiedy i w jaki sposób będzie robił jego pracownik. Często jako wyróżnik wskazuje się też kwestię ryzyka – to że pracodawca ponosi ryzyko braku zleceń może być traktowane, jako wskazująca na realne istnienie stosunku pracy pomiędzy stronami. Kolejnymi branymi pod uwagę czynnikami jest wykonywanie działań stale i osobiście. Patrząc od drugiej strony- samodzielna organizacja pracy, możliwość korzystania z zastępców i traktowanie działań jako znajdujących się poza standardowym i stałym działaniem firmy będzie wskazywało na cywilnoprawny charakter stosunku prawnego.  

Celem przykładu- inny jest charakter umowy pielęgniarki na etacie w szpitalu, a inny pielęgniarki dochodzącej do szpitala ad hoc i w sposób nieregularny w sytuacji zwiększonych potrzeb. Podobnie jest w relacji umowa B2B, a umowa o pracę – często będziemy mieli do czynienia z sytuacją, kiedy konkretny zawód można wykonywać na oba sposoby, a dla oceny znaczenie będą miały szczegóły.  

Zmiany w ustawie o PIP od lipca – co oznaczają dla przedsiębiorców? 

Z całą pewnością zmiany przepisów o PiP w lipcu oznaczają konieczność zweryfikowania zawartych przez Spółkę umów zlecenia i B2B oraz wprowadzenia ewentualnych modyfikacji, jeżeli treść cywilnoprawnego stosunku w rzeczywistości przypomina stosunek pracy. Należy mieć świadomość, że w art. 11 ust. 2 nowelizowanej ustawy przyznano nowe uprawnienie PiP do wydania polecenia usunięcia naruszeń. Zgodnie z tą normą organy PiP zobowiązane są umożliwić stronom stosunku prawnego zajęcia stanowiska, a następnie mogą wydać polecenie usunięcia naruszeń dotyczących funkcjonowania umowy cywilnoprawnej lub  nie zawarcia umowy o pracę – w sytuacji gdy w stosunku prawnym łączącym strony dominują cechy stosunku pracy określone w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy  (czyli cechy umówione w skondensowany sposób powyżej). Warto zaznaczyć, że kontrola obejmowała będzie wszystkie umowy cywilnoprawne, a zatem należy mieć świadomość, że kontrola PiP obejmie także umowy B2B. 

Umowy B2B i zlecenia na celowniku – co dokładnie sprawdzi inspektor? 

Kontola PiP w firmie doprowadzi do weryfikacji, czy w przypadku osób wykonujących usługi na rzecz przedsiębiorcy w rzeczywistości nie mamy do czynienia ze świadczeniem pracy. Uprawnienia Inspektora pracy obejmują możliwość stwierdzenia w drodze decyzji istnienia stosunku pracy. Nie dzieje się to jednak od razu – w pierwszej kolejności wydawane jest wspomniane wyżej polecenie usunięcia naruszeń. Następnie zgodnie z art. 11 ust. 1 ppkt 7a w przypadku niewykonania polecenia Organ uprawniony jest do stwierdzania, w drodze decyzji, istnienia stosunku pracy, w sytuacji, kiedy zawarto umowę cywilnoprawną lub kiedy osoba faktycznie świadczy pracę za wynagrodzeniem w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy powinna być zawarta umowa o pracę.  

W takiej sytuacji Organ inicjuje postępowanie w sprawie wydania decyzji i zawiadamia o tym strony, albo wnosi do Sądu powództwo o ustalenie istnienia stosunku pracy (to drugie zresztą możliwe było także przed zmianą przepisów). Powództwo inspektor PiP wniesie szczególnie wtedy, kiedy zachodziła będzie konieczność ustalenia istnienia stosunku pracy za okres poprzedzający moment, który może być objęty decyzją.  

Kiedy umowa B2B lub zlecenie może zostać uznana za etat? 

Czy zatem po wydaniu decyzji przedsiębiorca powinien złożyć broń jeżeli jest przekonany, że jego umowa nie spełnia warunków stosunku pracy? Oczywiście nie. Co prawda ustawodawca wskazuje, że w toku postępowania uwzględnia się wolę stron, jednak ogranicza to do sytuacji, w której nie jest ona sprzeczna z prawem w szczególności z przepisami prawa pracy lub zasadami współżycia społecznego albo nie zmierza do obejścia prawa. W praktyce zarzut zmierzania do obejścia prawa można podnieść zawsze, ale wielokrotnie w sprawach o ustalenie stosunku pracy sądy orzekały, że PiP nie ma racji, że stosunek ma charakter pracowniczego. 

Rozstrzygnięcie decyzji inspektora PiP zawierać będzie oznaczenie stron umowy o pracę, rodzaj umowy o pracę, datę zawarcia umowy o pracę, rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wymiar czasu pracy oraz wysokość wynagrodzenia za pracę. Jeżeli na podstawie zgromadzonego materiału dowodowego nie będzie możliwe ich ustalenie Inspektor przyjmował będzie umowę na czas nieokreślony, w siedzibie pracodawcy, w pełnym wymiarze czasu pracy i za minimalne wynagrodzenie. 

Co najważniejsze – datą zawarcia umowy o pracę będzie data wydania decyzji – nie będziemy więc mieli do czynienia z działaniem organu wstecz (co jak wskazywałam nie wyłącza możliwości ustalenia stosunku pracy wstecz przez Sąd). WAŻNE: Ustawodawca objął pracowników ochroną w sytuacji, gdyby pracodawca chciał „pozbyć się” problemu. Jeżeli w okresie między datą rozpoczęcia kontroli, a datą upływu terminu do wniesienia odwołania albo datą uprawomocnienia się orzeczenia sądu dojdzie do rozwiązania umowy cywilnoprawnej z inicjatywy pracodawcy lub do wypowiedzenia tej umowy przez pracodawcę albo do jej wygaśnięcia, albo do zaprzestania faktycznego świadczenia pracy z inicjatywy pracodawcy, datą zawarcia umowy o pracę, o której mowa w ust. 2b pkt 3, jest data rozpoczęcia kontroli, o której mowa w art. 33a ust. 1. Przyjęcie tej reguły ma dla przedsiębiorcy istotne konsekwencje – pracownik pozostający w stosunku pracy podlega bowiem dużo większej ogólnej i szczególnej ochronie przed rozwiązaniem stosunku umownego niż ma to miejsce przy umowie zlecenia.  

Ustalenie stosunku pracy PiP od dnia wydania wywołuje skutki prawne, jakie wiążą się ze stwierdzeniem istnienia stosunku pracy, na gruncie przepisów prawa pracy, prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego oraz obowiązkowych wpłat na fundusze, o których mowa w odrębnych przepisach. Decyzja staje się natomiast wykonalna z dniem następującym po dniu, w którym upływa termin do wniesienia odwołania, jeżeli żadna ze stron nie wniosła odwołania, albo z dniem prawomocnego orzeczenia sądu, albo z dniem nadania jej rygoru natychmiastowej wykonalności. 

Kary za nieprawidłowe umowy – ile kosztuje negatywny wynik kontroli PIP? 

Prawo pracy jest dziedziną, której naruszenie niezmiennie może prowadzić do nałożenia na przedsiębiorcę kary grzywny. Kodeks pracy za zawarcie umowy cywilnoprawnej w sytuacji, w której powinna być zawarta umowa zlecenia przewiduje karę grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. 

Warto zaznaczyć, że samo wszczęcie kontroli i „przyłapanie” na nieprawidłowym stosowaniu umowy B2B lub zlecenia może zostać naprawione jeszcze na etapie kontroli. Inspektor pracy, wydając polecenie, określa termin jego wykonania w taki sposób, żeby ocena jego wykonania w oparciu o całokształt okoliczności sprawy nastąpiła w trakcie trwania kontroli. Jeżeli strony wykonają polecenie w terminie, to kontrola nie skończy się wydaniem decyzji ustalającej czy wszczęciem postępowania sądowego. Gorzkim aspektem tego rozwiązania będzie fakt, że najczęściej taka zmiana powoduje wzrost kosztów pracodawcy- więc nawet przy braku nałożenia grzywny nie jest neutralna finansowo.   

Audyt umów B2B i zleceń – jedyny sposób na spokojną kontrolę 

Powyższe ryzyka nie wydają się duże, jeżeli mówimy o jednej umowie. Na rynku funkcjonują jednak przedsiębiorcy, którzy zawierają dziesiątki i setki umów zlecenia i B2B. Biorąc pod uwagę, że od lipca PiP będzie miała nowe uprawnienia warto już dzisiaj przeprowadzić audyt posiadanych umów zlecenia i przygotować się na ewentualną kontrolę. Alternatywą dla podmiotów, które nie zadziałają na czas będzie reklasyfikacja ich umów przez PiP i poniesienie kosztów na dużą skalę w niespodziewanym momencie. Kancelaria KKP od lat w ramach bieżącej obsługi przedsiębiorców sporządza i opiniuje umowy zlecenia i B2B minimalizując ryzyko, że kwalifikowały się one będą jako zmierzające do obejścia prawa. Więcej o naszej działalności dowiesz się na: https://kkplegal.pl/uslugi/biezaca-obsluga-przedsiebiorcow/. 

Najczęściej zadawane pytania:

Czy PIP może z własnej inicjatywy zmienić umowę B2B na umowę o pracę? 

Tak, od lipca możliwe będzie wydanie decyzji ustalającej,  że strony w rzeczywistości łączy stosunek pracy. 

Na jakie zapisy w umowie B2B zwrócić uwagę przed kontrolą PIP? 

Uwagę zwrócić należy przede wszystkim na zapisy dotyczące podporządkowania, kontroli oraz tego kto ponosi ryzyko biznesowe. 

Ile wynosi kara od PIP za zastąpienie etatu umową cywilnoprawną? 

Kara wynosi od 1.000 zł do 30.000 zł 

Czy inspektor PIP może skontrolować firmę bez zapowiedzi? 

Tak,  Inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania, bez uprzedzenia i o każdej porze dnia i nocy, kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy. 

Katarzyna Klonowska

Partner, radca prawny

Artykuł Nowe uprawnienia PIP od lipca. Jak zabezpieczyć umowy w swojej firmie? pochodzi z serwisu Kancelaria Prawna KKP Legal Katowice.

Czym jest umowa SaaS i cloud computing? 

W najprostszym ujęciu umowa SaaS to umowa o korzystanie z oprogramowania, które nie jest instalowane lokalnie, lecz udostępniane przez dostawcę za pośrednictwem internetu – przedsiębiorca nie kupuje systemu, tylko dostęp do niego. Nie nabywa się programu na własność, tylko płaci się za możliwość korzystania z niego online. 

Szerszą kategorią jest umowa chmurowa obejmująca nie tylko oprogramowanie, ale również infrastrukturę czy środowiska programistyczne, co w praktyce oznacza powierzenie istotnych obszarów działalności zewnętrznemu partnerowi – dlatego tak ważne jest, by jasno określić zasady tej współpracy. Im więcej procesów firmowych przenosisz do chmury, tym większe znaczenie ma treść umowy – bo to ona określa, kto realnie za co odpowiada. 

W rozmowach z przedsiębiorcami często słyszymy: „Chcemy szybko uruchomić CRM, nie chcemy długiego wdrożenia, więc wybieramy chmurę”. To rozsądna intuicja – model SaaS pozwala korzystać z gotowej aplikacji, utrzymywanej i rozwijanej przez dostawcę, bez lokalnej instalacji i zdalnie, przez przeglądarkę. Mówiąc prościej: nie kupujesz programu „na własność”, tylko płacisz za możliwość korzystania z niego. Właśnie ta różnica – dostęp zamiast zakupu – pociąga za sobą konsekwencje prawne: co do licencji, odpowiedzialności, przenoszenia danych czy rozwiązywania współpracy. Dlatego umowa ma w tym modelu kluczowe znaczenie – bo to ona zastępuje klasyczne zasady sprzedaży oprogramowania. 

W praktyce, w umowie cloud computing (umowa chmurowa) to dostawca udostępnia swoje oprogramowanie i zarządza jego środowiskiem, a klient nabywa prawo do korzystania z funkcjonalności zgodnie z regulaminem usługi. W praktyce oznacza to, że wiele kwestii – np. odpowiedzialność czy sposób wykonania usługi, zależy przede wszystkim od postanowień umowy, a nie „gotowych” przepisów. Z perspektywy polskiego prawa umowa cloud computing jest co do zasady umową o świadczenie usług (umową nienazwaną), do której odpowiednio stosuje się przepisy o zleceniu z art. 750 k.c. W praktyce oznacza to, że wiele kwestii – np. odpowiedzialność czy sposób wykonania usługi, zależy przede wszystkim od postanowień umowy, a nie ustawowych standardów. To postanowienia umowne w największym stopniu określają prawa i obowiązki stron. 

Dodatkowo – ponieważ usługa świadczona jest drogą elektroniczną – należy uwzględnić obowiązki z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, w tym wymogi regulaminowe i szczególne zasady odpowiedzialności (np. dla hostingu). W skrócie: dostawca musi spełnić określone obowiązki informacyjne, ale jednocześnie często ogranicza swoją odpowiedzialność. Dostawca wprawdzie musi spełnić pewne minimum prawne, ale zakres jego odpowiedzialności jest zazwyczaj szczegółowo zawężany w samej umowie. Te ramy prawne wzmacnia rozwijające się prawo unijne dotyczące danych i chmury – w szczególności Data Act, który promuje możliwość łatwego przeniesienia danych do innego dostawcy, zmianę dostawcy oraz transparentność warunków usług przetwarzania danych. Innymi słowy, prawo coraz bardziej dąży do tego, aby przedsiębiorca nie był przywiązany do jednego systemu. 

Różnice między SaaS, PaaS i IaaS 

W rozmowach z klientami często widzimy, że pojęcia SaaS, PaaS i IaaS są używane zamiennie, choć ich konsekwencje prawne są zupełnie różne. Dla przedsiębiorcy mogą brzmieć podobnie, ale w praktyce oznaczają zupełnie inny poziom kontroli, odpowiedzialności i ryzyka. 

W modelu SaaS przedsiębiorca otrzymuje gotowe narzędzie – i to dostawca odpowiada za jego działanie. W modelach PaaS i IaaS odpowiedzialność zaczyna się stopniowo przesuwać w stronę klienta. Im większa swoboda technologiczna, tym większa odpowiedzialność po stronie przedsiębiorcy – i tym więcej kwestii trzeba uszczegółowić w umowie chmurowej. Najprościej mówiąc: im bardziej gotowe rozwiązanie, tym mniej masz obowiązków. Im bardziej techniczne i elastyczne – tym więcej rzeczy musisz dopilnować sam.  

Co do zasady – różnice między modelami są następujące: 

• SaaS (Software as a Service): czyli „oprogramowanie jako usługa” – dostajesz gotowy program i po prostu z niego korzystasz; dostawca rozwija i utrzymuje aplikacje chmurowe i udostępnia je klientom przez Internet; infrastrukturą i oprogramowaniem zarządza dostawca, a klient korzysta z funkcji bez lokalnych instalacji. Oznacza to, że nie zajmujesz się techniczną stroną systemu – po prostu logujesz się i pracujesz. To dostawca odpowiada za aktualizacje, bezpieczeństwo i działanie całej aplikacji. 

• PaaS (Platform as a Service): czyli „platforma jako usługa” – dostawca daje środowisko do tworzenia aplikacji, ale to Ty odpowiadasz za to, co na nim zbudujesz; dostawca udostępnia środowisko programistyczne na swojej infrastrukturze; klient kontroluje wdrożone aplikacje, ale nie infrastrukturę i system operacyjny. W tym modelu dostajesz „warsztat pracy” – narzędzia i środowisko – ale to Ty decydujesz, jak z nich skorzystasz i za co bierzesz odpowiedzialność. Jeśli coś nie działa, często trzeba sprawdzić już własną konfigurację, a nie tylko dostawcę. 

• IaaS (Infrastructure as a Service): czyli „infrastruktura jako usługa” – dostajesz serwery i zasoby, ale cała konfiguracja i bezpieczeństwo są po Twojej stronie; dostawca udostępnia zasoby sprzętowe (wirtualne serwery, sieć, pamięć), a klient zarządza systemem operacyjnym i aplikacjami; zakres usług dostawcy jest najmniejszy, a odpowiedzialność za konfigurację i bezpieczeństwo środowiska – największa po stronie klienta. Jest to najbardziej techniczny model – całość ustawień, zabezpieczeń i działania systemu zależy już od Ciebie lub Twojego zespołu 

W praktyce granice między modelami bywają nieostre – nawet dostawcy mogą deklarować „lżejsze” modele, dlatego ważne jest precyzyjne zdefiniowanie w umowie, co faktycznie jest świadczone i jakie są granice obowiązków stron. Bo nazwa usługi w ofercie to jedno, a rzeczywisty podział odpowiedzialności w umowie – to drugie. 

Najprościej zapamiętać to tak: im więcej kontroli masz nad systemem, tym więcej odpowiedzialności bierzesz na siebie. I odwrotnie – im bardziej „gotowe” rozwiązanie, tym więcej ryzyk przejmuje dostawca, ale też tym bardziej jesteś związany jego warunkami. 

Kluczowe postanowienia umów chmurowych 

Z perspektywy kancelarii prawnej najwięcej problemów pojawia się nie wtedy, gdy umowy brakuje, lecz wtedy, gdy jest ona „standardowa”. Typowa umowa SaaS wzór przygotowana przez dostawcę ma jeden cel – zabezpieczyć jego interesy. Innymi słowy: to nie jest dokument „neutralny”, tylko napisany tak, aby chronić drugą stronę. 

Co więcej, takie umowy są często przygotowywane masowo – dla tysięcy klientów – więc z założenia nie uwzględniają specyfiki Twojego biznesu, jego skali ani ryzyk. Dlatego tak istotne są zapisy dotyczące dostępności systemu, zasad odpowiedzialności czy możliwości zakończenia współpracy. Przedsiębiorcy często koncentrują się na funkcjonalności narzędzia, pomijając kwestie takie jak migracja danych czy konsekwencje przestojów. To naturalne – na etapie wyboru systemu liczy się to, „co potrafi”, a nie „co się stanie, gdy przestanie działać”. Dopiero w sytuacji kryzysowej okazuje się, że brak jednego zapisu oznacza realne straty finansowe. 

Właśnie dlatego dobrze przygotowana umowa chmurowa powinna odpowiadać nie tylko na pytanie – jak działa usługa – ale przede wszystkim „co robimy, gdy coś pójdzie nie tak”. W praktyce przy umowie SaaS, umowie chmurowej i szerzej umowie cloud computing rekomendujemy, aby zadbać o: 

1. Jasne SLA i dostępność, czyli konkretne zasady, jak często system może nie działać i co się dzieje, gdy przestaje działać – nie tylko wskaźniki procentowe, ale też sposoby pomiaru, wyłączenia, kary umowne, eskalacja i czas reakcji. SLA to w praktyce „gwarancja działania usługi” – i warto wiedzieć, co naprawdę obejmuje. Kluczowe jest to, czy za niedostępność systemu idzie realna odpowiedzialność dostawcy, czy tylko symboliczne „kredyty” na przyszłe usługi. 

2. Portowalność i exit plan, czyli plan wyjścia z usługi – jak odzyskasz swoje dane i w jakiej formie, tak aby zminimalizować przestój i ryzyko vendor lock in (uzależnienia od jednego dostawcy). W praktyce warto doprecyzować: w jakim formacie otrzymasz dane, ile to potrwa, czy dostawca zapewnia wsparcie i czy proces ma określony harmonogram – bo bez tego „prawo do danych” może być tylko teoretyczne. 

3. Dostęp dostawcy do danych i ich bezpieczeństwo w tym zgodność z RODO/NIS2, środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka oraz możliwość ich sprawdzenia. Innymi słowy: powinieneś wiedzieć nie tylko, że dane są bezpieczne, ale jak konkretnie są chronione i czy możesz to zweryfikować (np. audytem lub certyfikatem). 

4. Transparentność – „kto, co, gdzie”, czyli gdzie fizycznie lub prawnie znajdują się Twoje dane i kto może mieć do nich dostęp.To szczególnie istotne przy dostawcach globalnych – bo dane mogą być przetwarzane w różnych krajach, co ma znaczenie prawne i biznesowe. 

5. Precyzję modelu usługi tak, aby nie dochodziło do mylenia SaaS/PaaS/IaaS – co ma bezpośredni wpływ na zakres odpowiedzialności. W praktyce chodzi o to, żeby jasno ustalić: co robi dostawca, a za co odpowiadasz Ty – bez niedomówień, które ujawniają się dopiero przy problemach. 

6. Spójność z prawem krajowym czyli dopasowanie umowy do przepisów, które obowiązują w Twojej branży (np. cyberbezpieczeństwo).W niektórych przypadkach brak takich zapisów może oznaczać nie tylko ryzyko biznesowe, ale też odpowiedzialność regulacyjną – niezależnie od tego, co przewiduje umowa z dostawcą. 

Podsumowując: kluczowe postanowienia umowy chmurowej to nie „dodatki”, ale fundament – to one decydują o tym, czy w sytuacji problemowej masz realne narzędzia działania, czy tylko ogólne deklaracje. 

Odpowiedzialność dostawcy a odpowiedzialność klienta 

Jednym z najbardziej niedocenianych aspektów jest podział odpowiedzialności. W praktyce spotykamy się z przekonaniem, że skoro system jest „w chmurze”, to dostawca odpowiada za wszystko. Niestety, to mit. W rzeczywistości chmura nie oznacza „braku odpowiedzialności po Twojej stronie” – wręcz przeciwnie. Bardzo często jest odwrotnie – dostawca odpowiada za niewiele, a większość ryzyk pozostaje po stronie klienta. 

Dostawca zabezpiecza swoją odpowiedzialność bardzo precyzyjnie – często ograniczając ją do niewielkiej części wynagrodzenia. W praktyce może to oznaczać, że nawet poważna awaria systemu daje prawo jedynie do symbolicznej rekompensaty. Jednocześnie przedsiębiorca ponosi pełne ryzyko związane z wykorzystaniem systemu w swojej działalności. W efekcie to klient odpowiada wobec swoich kontrahentów, nawet jeśli problem leży po stronie technologii. Czyli: system zawodzi, ale to Ty tłumaczysz się klientowi i ponosisz konsekwencje. 

Jak to uporządkować w umowie SaaS? 

W SaaS po stronie dostawcy jest utrzymanie aplikacji, bezpieczeństwo środowiska i dostępność – ale w umowach często spotykamy daleko idące ograniczenia odpowiedzialności, wyłączenia pośrednich szkód, niskie limity oraz szeroki katalog siły wyższej. Mówiąc prościej: dostawca z góry określa, za co nie odpowiada – i robi to bardzo szeroko. Te klauzule wymagają zbalansowania karami umownymi, mechanizmami SLA oraz precyzyjnym zdefiniowaniem zdarzeń serwisowych i procedur odszkodowawczych. SLA (czyli gwarancja poziomu usługi) powinno w praktyce dawać realne narzędzia reakcji, a nie być tylko deklaracją marketingową. Dlatego trzeba dokładnie sprawdzić, za co dostawca faktycznie odpowiada „na papierze”. 

W PaaS/IaaS granica przesuwa się w stronę klienta: zarządzanie aplikacją, konfiguracją, a często istotną częścią bezpieczeństwa. To oznacza, że nie tylko korzystasz z systemu, ale w dużej mierze sam odpowiadasz za to, czy działa on bezpiecznie i prawidłowo. Dlatego zakres obowiązków i odpowiedzialności za bezpieczeństwo danych oraz ciągłość działania powinien zostać opisany bezlukowo – wraz z reżimem notyfikacji incydentów, testowaniem i audytami. Brak takich zapisów często prowadzi do sytuacji, w której każda ze stron zakłada, że to ta druga odpowiada za dany obszar. Im bardziej zaawansowane rozwiązanie, tym więcej obowiązków przejmujesz – często nie zdając sobie z tego sprawy. 

W niektórych sektorach dodatkowe ciężary nakładają przepisy o cyberbezpieczeństwie (np. KSC/NIS2) – wymagając albo własnych struktur, albo zawarcia odrębnej umowy na usługi cyberbezpieczeństwa spełniające określone standardy. W praktyce oznacza to, że sama umowa chmurowa może nie wystarczyć – a obowiązki regulacyjne i tak pozostają po stronie przedsiębiorcy. 

Dane osobowe i bezpieczeństwo informacji w chmurze 

W realiach regulacyjnych, w których funkcjonują dziś przedsiębiorcy, nie sposób pominąć kwestii danych osobowych. Każda umowa cloud computing powinna być analizowana również pod kątem zgodności z RODO. 

Z naszego doświadczenia wynika, że wiele firm dopiero w trakcie kontroli lub incydentu odkrywa, gdzie faktycznie znajdują się ich dane i kto ma do nich dostęp. Brak precyzyjnych zapisów dotyczących powierzenia przetwarzania danych czy lokalizacji serwerów może prowadzić nie tylko do sankcji finansowych, ale również do utraty zaufania klientów. To jeden z najczęstszych momentów „zderzenia z rzeczywistością” – gdy okazuje się, że firma nie ma pełnej kontroli nad swoimi danymi. 

Co zatem w praktyce?  

Po pierwsze, właściwa dokumentacja powierzenia czyli formalne określenie, że dostawca przetwarza dane w Twoim imieniu i na jakich zasadach. Wzorce klauzul i praktyki wdrożeniowe są dobrym punktem odniesienia, także przy klauzulach bezpieczeństwa w Data Act. 

Po drugie, transparentność co do jurysdykcji i środków zabezpieczeń – dostawca powinien publikować informację, gdzie (prawnie) „leży” infrastruktura dla danej usługi oraz jak ogranicza ryzyka nieuprawnionego dostępu do danych, w tym nieosobowych, przez podmioty trzecie spoza UE. Najprościej mówiąc – przed zawarciem umowy musisz dokładnie wiedzieć, gdzie dane są przechowywane i kto może je zobaczyć 

Po trzecie, bezpieczeństwo i ciągłość działania, czyli co się dzieje w razie awarii i jak szybko system wraca do działania. W tym zakresie ważne jest by w pełno zrozumieć i odnotować  czy w umowie znajdują się procedury zarządzania ciągłością działania (ang. Business Continuity Management, BCM) testy odtworzeniowe, krótka ścieżka notyfikacji incydentów – wszystko to można wprost uregulować w umowie i egzekwować kontraktowo. 

Po czwarte, plan wyjścia i możliwość przeniesienia danych, czyli jak odzyskasz dane po zakończeniu współpracy i czy faktycznie będziesz w stanie dalej z nich korzystać. W praktyce chodzi nie tylko o samo „oddanie danych”, ale o ich format, kompletność i użyteczność. Dane powinny być przekazane w formacie, który pozwala na ich łatwe przeniesienie do innego systemu, bez konieczności ręcznego przetwarzania czy kosztownych konwersji. Warto też ustalić, ile czasu po zakończeniu umowy masz dostęp do danych, czy dostawca zapewnia wsparcie przy migracji oraz czy proces ten ma określony harmonogram. Bez takich ustaleń może się okazać, że formalnie masz prawo do danych, ale w praktyce ich odzyskanie będzie trudne, czasochłonne lub kosztowne. 

Najczęstsze ryzyka prawne w umowach SaaS 

Przedsiębiorcy, którzy trafiają do naszej kancelarii, często zaczynają rozmowę bardzo podobnie. „Na początku wszystko działało bez zarzutu” – słyszymy. System był wygodny, zespół szybko się wdrożył, a decyzja o wyborze dostawcy wydawała się trafiona. 

Problemy pojawiają się dopiero później – zwykle w najmniej odpowiednim momencie. System przestaje działać, dostęp do danych jest ograniczony albo firma chce zmienić dostawcę. Wtedy przedsiębiorca wraca do umowy i… odkrywa, że postanowienia, które wcześniej wyglądały „standardowo”, w praktyce działają na jego niekorzyść. 

Nagle okazuje się, że odpowiedzialność dostawcy została ograniczona do niewielkiej części miesięcznego wynagrodzenia. Czyli nawet jeśli przestój powoduje realne straty biznesowe, rekompensata jest symboliczna. Zdarza się też, że gwarancje dostępności usług istnieją tylko „na papierze” – a brak precyzyjnych zapisów sprawia, że trudno dochodzić jakichkolwiek roszczeń. 

W innych przypadkach wychodzi na jaw tzw. vendor lock-in, czyli uzależnienie od jednego dostawcy. Firma chce zmienić system, ale okazuje się, że nie ma prostego sposobu na przeniesienie danych. Nie wiadomo, w jakim formacie zostaną udostępnione, ile to potrwa ani czy dostawca realnie pomoże w migracji. Formalnie dane należą do przedsiębiorcy, ale w praktyce ich odzyskanie jest trudne, kosztowne albo czasochłonne. 

Często brakuje też jasno opisanego planu wyjścia (exit planu) – czyli co dokładnie dzieje się po zakończeniu umowy. Czy system działa jeszcze przez jakiś czas? Czy dane są dostępne? Czy można je pobrać w całości? Bez tych zapisów zakończenie współpracy może sparaliżować operacyjnie firmę. 

Kolejnym problemem jest brak przejrzystości po stronie dostawcy. Dokumenty są rozproszone, informacje o danych niepełne, a klient tak naprawdę nie wie, gdzie jego dane są przechowywane i kto ma do nich dostęp. W sytuacji incydentu lub kontroli to właśnie przedsiębiorca ponosi konsekwencje. 

Nie można też pominąć kwestii bezpieczeństwa i ciągłości działania. W wielu umowach brakuje konkretnych procedur na wypadek awarii – nie ma jasnych zasad informowania o incydentach, testów bezpieczeństwa czy planów przywracania systemu. Dopóki wszystko działa, nie jest to widoczne. Ale gdy pojawia się problem, brak tych mechanizmów staje się bardzo odczuwalny. 

Dodatkowo w bardziej zaawansowanych modelach (PaaS, IaaS) często dochodzi do niejasnego podziału odpowiedzialności. W praktyce oznacza to, że ani dostawca, ani klient nie mają pełnej kontroli nad niektórymi obszarami – co tworzy luki w bezpieczeństwie i utrudnia ustalenie, kto odpowiada za ewentualne błędy. 

Szczególnie często widzimy te problemy przy dokumentach typu „umowa SaaS wzór”. Wyglądają profesjonalnie, ale są tworzone jako uniwersalne – czyli niedopasowane do konkretnego biznesu i jego ryzyk. 

Dlatego w praktyce wygląda to tak: dopóki wszystko działa, umowa „nie przeszkadza”. Ale gdy coś pójdzie nie tak – to właśnie ona decyduje o tym, czy firma ma realne narzędzia ochrony, czy zostaje z problemem sama. 

I to jest najważniejsze ryzyko: przekonanie, że standardowa umowa SaaS wystarczy – podczas gdy w rzeczywistości to właśnie ona często przesądza o skali problemów. 

Dlaczego warto negocjować umowę SaaS z prawnikiem 

Z biznesowego punktu widzenia negocjowanie umowy to element zarządzania ryzykiem. To moment, w którym można realnie wpłynąć na przyszłe bezpieczeństwo operacyjne firmy. Właśnie tutaj – jeszcze przed podpisaniem – rozstrzyga się, czy w sytuacji kryzysowej masz narzędzia działania, czy tylko dobre intencje drugiej strony. 

W praktyce wielu przedsiębiorców traktuje umowę jako ostatni etap wdrożenia – formalność, którą trzeba „odhaczyć”, żeby zacząć korzystać z systemu. Tymczasem to jeden z najważniejszych momentów całego procesu – bo to wtedy ustala się zasady gry na kolejne lata współpracy. 

Przedsiębiorcy, którzy mają za sobą trudne doświadczenia z dostawcami usług chmurowych, bardzo często podkreślają jedno – że żałują, iż nie poświęcili więcej uwagi umowie na etapie jej zawierania. Bo kiedy pojawia się problem, na negocjacje jest już za późno – zostają tylko postanowienia umowne, które wcześniej wydawały się „standardowe”. 

W praktyce kilka dobrze sformułowanych postanowień może zdecydować o tym, czy problem techniczny pozostanie jedynie niedogodnością, czy przerodzi się w poważny kryzys biznesowy. To różnica między kilkugodzinną przerwą w działaniu systemu a realną utratą klientów, danych lub przychodów. 

Dlatego umowa SaaS czy umowa chmurowa nie powinna być traktowana jako formalność. To dokument, który realnie chroni interesy przedsiębiorcy – o ile zostanie właściwie przygotowany i świadomie wynegocjowany. 

Rola prawnika w tym procesie nie polega na „komplikowaniu umowy”, ale na zadawaniu właściwych pytań: 

– co się stanie, jeśli system przestanie działać? 

– jak odzyskasz dane? 

– kto ponosi odpowiedzialność i w jakim zakresie? 

– czy możesz bezpiecznie zmienić dostawcę? 

To właśnie te pytania najczęściej nie padają – a później okazują się kluczowe. Na etapie negocjacji warto wprost sięgnąć po dobre praktyki i standardowe klauzule opracowywane na gruncie rynku usług chmurowych – czyli gotowe, sprawdzone rozwiązania, które można dostosować do swojej sytuacji. Nie chodzi o wymyślanie umowy od zera, ale o świadome wykorzystanie tego, co już działa i zostało przetestowane w praktyce. 

Dzięki temu można szybko i konkretnie doprecyzować najważniejsze obszary: sposób zmiany dostawcy, zasady dostępu do danych, poziom bezpieczeństwa czy odpowiedzialność za przestoje. A przede wszystkim – przełożyć techniczne i ogólne zapisy na realne zabezpieczenia biznesowe. W efekcie dobrze wynegocjowana umowa SaaS nie jest kosztem, ale inwestycją – która zwraca się dokładnie w tym momencie, w którym pojawia się pierwszy problem. 

Bartosz Bilicz

Partner, adwokat

Artykuł Umowy SaaS i cloud computing – kluczowe ryzyka prawne dla przedsiębiorców pochodzi z serwisu Kancelaria Prawna KKP Legal Katowice.

Dziedziczenie firmy na podstawie testamentu 

Dziedziczenie testamentowe jest dla Ciebie znacznie korzystniejszą ścieżką niż zdanie się na sztywne reguły ustawowe. Pozwala Ci ono wskazać konkretnych spadkobierców, którzy mają przejąć firmę, zamiast doprowadzać do jej rozdrobnienia między wielu krewnych w częściach ułamkowych. Szczególnym narzędziem, które powinieneś rozważyć, jest zapis windykacyjny. 

Dzięki zapisowi windykacyjnemu uczynionemu w testamencie notarialnym, wskazana przez Ciebie osoba staje się właścicielem firmy lub udziałów z mocy samego prawa w momencie Twojej śmierci. To pozwala uniknąć wielomiesięcznych, a czasem wieloletnich postępowań spadkowych, które w realiach biznesowych oznaczają paraliż decyzyjny i spadek wartości przedsiębiorstwa. Pamiętaj jednak, że Twoja swoboda jest „ograniczona” instytucją zachowku, więc planując przekazanie majątku jednemu sukcesorowi, warto też zadbać o płynność finansową na spłatę pozostałych uprawnionych członków rodziny. 

Zarządca testamentu i zarządca spadku – różnice 

W praktyce często spotykasz się z pojęciami, które mogą brzmieć podobnie, ale pełnią zupełnie inne role. Te pojęcia są mylone, a ich funkcja jest zupełnie inna. Zarządca sukcesyjny działa tuż po śmierci przedsiębiorcy i prowadzi firmę w bieżącym zakresie. Posługuje się dotychczasowym NIP-em, wypłaca wynagrodzenia, rozlicza podatki. To rozwiązanie tymczasowe, które ma utrzymać działalność przy życiu (zazwyczaj do 2 lat po śmierci spadkodawcy). Zarządca spadku pojawia się natomiast, gdy sytuacja spadkowa jest nieuporządkowana – gdy nie ma kto tym majątkiem zarządzać albo spadkobiercy są nieustaleni. Jeżeli działa zarząd sukcesyjny, to on ma pierwszeństwo w zakresie przedsiębiorstwa. 

Wykonawca testamentu – rola i uprawnienia 

Jeśli obawiasz się, że Twoi spadkobiercy mogą popaść w spory po Twoim odejściu, możesz powołać w testamencie jego wykonawcę. Wykonawca testamentu ma za zadanie dopilnować, aby Twoja ostatnia wola została rzeczywiście zrealizowana. Do jego głównych obowiązków należy zarządzanie majątkiem spadkowym, spłata długów, wykonanie zapisów i poleceń, a ostatecznie wydanie majątku uprawnionym osobom. 

Choć jego rola wygasa w zakresie przedsiębiorstwa, gdy działa zarządca sukcesyjny, w innych przypadkach wykonawca testamentu może pozostać kluczową postacią. 

Problemy praktyczne przy dziedziczeniu biznesu bez testamentu 

W teorii wszystko da się uporządkować w postępowaniu spadkowym. W praktyce pojawiają się konkretne trudności, które zaczynają się już w pierwszych dniach. Konta bankowe bywają zablokowane. Decyzje wymagają zgody kilku osób. Pojawiają się wątpliwości, kto w ogóle może podpisywać dokumenty. Jeżeli firma opierała się na osobie przedsiębiorcy, dochodzą kwestie koncesji czy relacji z kontrahentami. Część z nich po prostu wstrzymuje współpracę do czasu wyjaśnienia sytuacji. Najtrudniejsze są jednak konflikty między spadkobiercami, które przecież nie zawsze wynikają ze złej woli, lecz często z braku jasnych ustaleń lub odmiennej wizji. 

Testament a ciągłość działalności gospodarczej 

Dobrze przygotowany testament, połączony z zarządem sukcesyjnym, daje coś, co dla firmy jest kluczowe: czas. Firma może dalej działać, pracownicy zachowują zatrudnienie, kontrahenci widzą ciągłość. Nie trzeba podejmować wszystkich decyzji od razu, pod presją. 

Jak przygotować testament zabezpieczający firmę 

Tu nie chodzi o samo „napisanie testamentu”, tylko o spójny plan. Kluczowe jest to, żeby wskazać konkretną osobę odpowiedzialną za firmę i zrobić to w sposób, który będzie skuteczny prawnie. W praktyce oznacza to najczęściej testament notarialny i zapis windykacyjny. Równolegle warto uporządkować kwestie zarządu sukcesyjnego. Najprościej zrobić to jeszcze za życia, przez wpis w CEIDG. Przy spółkach trzeba zajrzeć do umowy spółki. Zdarza się, że jej postanowienia blokują wejście spadkobierców albo uzależniają je od zgody pozostałych wspólników. Na końcu zostaje kwestia rozliczeń między spadkobiercami. Jeżeli firma ma trafić do jednej osoby, dobrze od razu przewidzieć mechanizm spłaty pozostałych.  

FAQ 

Dlaczego przedsiębiorca powinien sporządzić testament obejmujący firmę? Testament pozwala samodzielnie zdecydować, kto przejmie biznes i na jakich zasadach. Bez tego wchodzą reguły ustawowe, które w praktyce prowadzą do współwłasności i utrudniają podejmowanie decyzji. 

Czy firma jednoosobowa może być przedmiotem dziedziczenia w testamencie? Tak, choć JDG jako byt prawny wygasa, jej składniki majątkowe i niematerialne (przedsiębiorstwo) mogą zostać przekazane konkretnej osobie, najlepiej poprzez zapis windykacyjny w testamencie notarialnym. 

Czym różni się zarządca sukcesyjny od wykonawcy testamentu? Zarządca sukcesyjny zajmuje się operacyjnym prowadzeniem firmy, korzystając z jej NIP-u i zarządzając pracownikami. Wykonawca testamentu dba o realizację całej Twojej woli, zarządza ogólnym majątkiem spadkowym i spłaca długi. 

Jak powołać zarządcę sukcesyjnego w działalności gospodarczej? Najprościej zrobić to za życia poprzez pisemne oświadczenie (zgodę na zarządcy na pełnienie tej funkcji) i wpis do CEIDG. Po śmierci przedsiębiorcy, gdy zarząd sukcesyjny nie został ustanowiony za jego życia, powołanie zarządcy wymaga formy aktu notarialnego i zgody osób, którym łącznie przysługuje udział w przedsiębiorstwie przekraczający 85/100. 

Jakie problemy powstają przy dziedziczeniu firmy bez testamentu? Głównym problemem jest wejście wielu spadkobierców w części ułamkowe, co utrudnia zarządzanie.  

Czy spadkobiercy mogą kontynuować działalność gospodarczą po śmierci przedsiębiorcy? Tak, pod warunkiem ustanowienia zarządcy sukcesyjnego, który tymczasowo poprowadzi firmę (zazwyczaj do 2 lat). Docelowo spadkobiercy muszą przejąć przedsiębiorstwo w drodze działu spadku i mogą kontynuować je pod własnym nazwiskiem lub w formie spółki. 

Jak testament wpływa na ciągłość umów zawartych przez przedsiębiorcę? Testament wraz z zarządem sukcesyjnym sprawia, że umowy handlowe nie wygasają automatycznie. Zarządca sukcesyjny może płynnie kontynuować ich realizację, co buduje zaufanie u kontrahentów. 

Jak zabezpieczyć udziały w spółce w testamencie przedsiębiorcy? Należy wskazać konkretnego sukcesora udziałów (np. przez zapis windykacyjny) i upewnić się, że umowa spółki zawiera klauzule sukcesyjne pozwalające spadkobiercom na wejście do spółki. 

Czy możliwe jest przekazanie firmy jednemu spadkobiercy z obowiązkiem spłaty pozostałych? Tak, jest to zalecane rozwiązanie, aby uniknąć rozdrobnienia firmy. Należy jednak pamiętać o roszczeniach z tytułu zachowku, które mogą przysługiwać pominiętym bliskim. 

Jak przygotować testament, aby uniknąć sporów między spadkobiercami dotyczących biznesu? Kluczowe jest precyzyjne wskazanie osób przejmujących konkretne aktywa (zapis windykacyjny), powołanie wykonawcy testamentu do nadzoru nad podziałem oraz zachowanie formy aktu notarialnego dla pewności prawnej. 

Joanna Jaszczyk

Radca prawny

Artykuł Testament przedsiębiorcy – dlaczego jest kluczowy? pochodzi z serwisu Kancelaria Prawna KKP Legal Katowice.

Charakter umowy konsorcjum 

Zgodnie z art. 58 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. Z kolei ust. 3 przywołanego przepisu wskazuje, że zamawiający nie może wymagać od wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiadania określonej formy prawnej w celu złożenia oferty lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Wspólne ubieganie się o zamówienie zwykle przybiera formę konsorcjum, chociaż możliwe są także inne formy współpracy wykonawców, np. spółka cywilna. Sama umowa konsorcjum jest umową nienazwaną stąd duża dowolność w kształtowaniu przez strony postanowień takiej umowy, ograniczona jednak częściowo przez przepisy Prawa zamówień publicznych. Dopuszczalność zawierania umowy konsorcjum wynika z zasady swobody umów (art. 353(1) Kodeksu cywilnego). Konsorcjum nie ma osobowości prawnej, jest umową zawartą pomiędzy dwoma podmiotami lub większą ich liczbą, dla osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego poprzez podejmowanie oznaczonych w umowie działań. W wyniku zawarcia takiej umowy nie powstaje osobny byt prawny posiadający zdolność prawną i zdolność do czynności prawnych. Taką zdolność posiadają wyłącznie członkowie tworzący konsorcjum.  

Solidarna odpowiedzialność członków konsorcjum wobec zamawiającego 

Na etapie prowadzonego postępowania, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia reprezentowani są przez wyznaczonego przez siebie pełnomocnika. Udzielone pełnomocnictwo może obejmować w szczególności umocowanie do złożenia oferty i zawarcia umowy w sprawie zamówienia w imieniu wszystkich wykonawców. Działania i zaniechania poszczególnych wykonawców w trakcie postępowania odnoszą skutek w stosunku do wszystkich członków konsorcjum ubiegających się o udzielenie zamówienia. Na podstawie art. 445 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych wykonawcy, o których mowa w art. 58 ust. 1 ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy i wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Powyższe oznacza, że wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, z którymi została zawarta umowa w sprawie zamówienia publicznego, także po zaprzestaniu działalności, aż do zupełnego zaspokojenia zamawiającego są zobowiązani w zakresie zobowiązań wynikających z zawartej umowy. Na podstawie komentowanego przepisu, zamawiający może żądać wykonania umowy od wszystkich wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia łącznie lub od każdego z osobna, a zaspokojenie zamawiającego przez któregokolwiek z tych wykonawców zwalnia pozostałych. Odpowiedzialność solidarna dotyczy również ewentualnych roszczeń odszkodowawczych w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego, a także świadczeń ubocznych, jak uprawnienia wynikające z gwarancji i rękojmi. Z perspektywy zamawiającego jest to rozwiązanie korzystne, natomiast dla konsorcjantów – potencjalnie ryzykowne, zwłaszcza gdy zakresy prac są podzielone. Przepis art. 445 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych ma charakter bezwzględnie obowiązujący i jego stosowanie nie podlega wyłączeniu oraz ograniczeniu na podstawie umownego postanowienia stron.  

Umowa konsorcjum – kluczowe wymogi i proponowane regulacje 

W doktrynie podkreśla się, że istotnymi elementami umowy konsorcjum jest ustalenie sposobu reprezentowania członków konsorcjum w stosunkach zewnętrznych, odpowiedzialność  konsorcjantów wobec osób trzecich oraz rozdzielenie pomiędzy nich ryzyka związanego z realizacją wspólnego przedsięwzięcia.  

Praktyka zamówień publicznych i orzecznictwo wymagają, by umowa konsorcjum co do zasady obejmowała: 

• wskazanie lidera (pełnomocnika). Zgodnie z ustawą (art. 58 ust. 2 PZP) wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia powinni ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu, w szczególności do złożenia oferty, podmiotowych środków dowodowych albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnik taki uprawniony jest także do reprezentacji biernej – przyjęcie przez niego oświadczenia lub zawiadomienia rodzi skutki dla wszystkich konsorcjantów. 
• podział zadań między konsorcjantami, odpowiadający zakresowi, w jakim każdy z nich wykazuje spełnienie warunków udziału oraz zasad finansowania tych zakresów, 
• solidarną odpowiedzialność wszystkich konsorcjantów wobec zamawiającego za wykonanie zamówienia i wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania, 
• zasady płatności i warunki rozliczeń między członkami konsorcjum za zrealizowane zakresy prac, 
• zakres odpowiedzialności każdego z konsorcjantów, w szczególności który członek konsorcjum i w jakim zakresie odpowiada za konkretne zadania, błędy czy opóźnienia, 
• klauzule dotyczące odpowiedzialności regresowej czyli zasad wzajemnych rozliczeń pomiędzy członkami konsorcjum, w przypadku gdy jeden z konsorcjantów zaspokoił roszczenie, za które odpowiadał inny członek konsorcjum, 
• okres obowiązywania – co do zasady co najmniej na czas realizacji zamówienia (w tym realizacji obowiązków związanych z gwarancją oraz rękojmią). 

Podział zadań i ryzyk w konsorcjum 

Jednym z kluczowych elementów umowy konsorcjum jest precyzyjne określenie podziału zadań oraz rozkładu ryzyka pomiędzy jego uczestnikami. Choć wobec zamawiającego konsorcjanci ponoszą odpowiedzialność solidarną, to w relacjach wewnętrznych powinni dążyć do możliwie jednoznacznego przypisania odpowiedzialności za poszczególne części zamówienia. W pierwszej kolejności należy szczegółowo określić zakres prac każdego z konsorcjantów. Podział ten powinien być spójny z treścią oferty oraz późniejszej umowy o zamówienie publiczne. Im bardziej precyzyjny opis zakresu, tym łatwiejsze przypisanie odpowiedzialności w przypadku nieprawidłowości. Istotne jest również określenie konsekwencji działań lub zaniechań każdego z konsorcjantów. Umowa powinna przewidywać mechanizmy rozliczeń, w tym obowiązek pokrycia szkód, kar umownych lub dodatkowych kosztów przez konsorcjanta odpowiedzialnego za dane zdarzenie. W praktyce często stosuje się klauzule regresowe, umożliwiające dochodzenie zwrotu od podmiotu, który faktycznie doprowadził do powstania szkody. Dobrą praktyką jest także wprowadzenie procedur zarządzania ryzykiem, obejmujących m.in. obowiązek niezwłocznego informowania o zagrożeniach w realizacji zamówienia. Pozwala to nie tylko ograniczyć skutki negatywnych zdarzeń, ale również wykazać należytą staranność w relacji z zamawiającym. Brak precyzyjnego podziału zadań i ryzyk może prowadzić do sporów wewnętrznych, zwłaszcza w sytuacji nałożenia przez zamawiającego kar umownych. Dlatego odpowiednie uregulowanie tej kwestii w umowie konsorcjum ma fundamentalne znaczenie dla bezpieczeństwa prawnego i finansowego wszystkich jego uczestników. 

Rozwiązanie umowy konsorcjum i jej skutki 

Konsorcjum tworzone jest najczęściej dla realizacji konkretnego przedsięwzięcia. Z chwilą osiągnięcia celu lub upływu czasu, na jaki zostało zawarte, umowa wygasa, chyba że strony postanowiły inaczej. Problematyka rozwiązania umowy konsorcjum w zamówieniach publicznych powinna być analizowana przede wszystkim przez pryzmat przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych, które w sposób istotny ograniczają swobodę wykonawców w zakresie zmian podmiotowych na etapie realizacji zamówienia. Zgodnie z przepisami PZP dotyczącymi wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, konsorcjanci są traktowani jako jeden wykonawca. Konsekwencją tego jest nie tylko solidarna odpowiedzialność za realizację zamówienia, ale także trwałość składu podmiotowego, który został oceniony przez zamawiającego na etapie postępowania. Prawo zamówień publicznych dopuszcza zmianę wykonawcy m.in. w sytuacjach takich jak sukcesja w następstwie: przejęcia, połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji, dziedziczenia lub nabycia dotychczasowego wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa pod warunkiem spełnienia warunków udziału w postępowaniu.  

Samo rozwiązanie umowy konsorcjum nie wpływa na zakres odpowiedzialności wobec zamawiającego. Na gruncie PZP oraz praktyki orzeczniczej przyjmuje się, że odpowiedzialność konsorcjantów ma charakter trwały i obejmuje cały okres realizacji zamówienia oraz związane z nim obowiązki, w tym rękojmię i gwarancję jakości. Zamawiający zachowuje prawo dochodzenia roszczeń od wszystkich członków konsorcjum, niezależnie od ich wewnętrznych ustaleń. 

Podsumowując, odpowiedzialność konsorcjum w zamówieniach publicznych stanowi istotne zagadnienie, determinowane w dużej mierze przez przepisy ustawy – Prawo zamówień publicznych. Przyjęta zasada traktowania wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia jako jednego wykonawcy, a także wynikająca z niej solidarna odpowiedzialność wobec zamawiającego, istotnie ograniczają swobodę kształtowania relacji zarówno zewnętrznych, jak i wewnętrznych poszczególnych konsorcjantów. 

Z perspektywy zamawiającego konstrukcja ta zapewnia wysoki poziom ochrony interesu publicznego i gwarancję należytego wykonania zamówienia. Z kolei dla konsorcjantów oznacza zwiększone ryzyko prawne i finansowe, w szczególności w sytuacjach niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania przez jednego z konsorcjantów. W praktyce skuteczne funkcjonowanie konsorcjum wymaga pogodzenia wymagań przepisów prawa zamówień publicznych oraz elastyczności stosunków cywilnoprawnych między jego uczestnikami. 

Anna Orlicka

Radca prawny

Artykuł Odpowiedzialność konsorcjum w zamówieniach publicznych – co warto uregulować w umowie pochodzi z serwisu Kancelaria Prawna KKP Legal Katowice.

Ważna jest również świadomość odnośnie tego, jakie prawa przysługują przedsiębiorcy podczas kontroli WIOŚ i po jej zakończeniu. Pozwala to na ograniczenie zakłóceń działalności gospodarczej w trakcie kontroli, ustosunkowanie się do ustaleń WIOŚ, a także podjęcie skutecznej obrony przed zarzutami naruszenia prawa. 

Czym jest WIOŚ i jakie ma uprawnienia kontrolne? 

Wojewódzki inspektor ochrony środowiska jest organem, który kieruje działalnością Inspekcji Ochrony Środowiska na obszarze danego województwa. Jego podstawowym zadaniem jest kontrola przestrzegania przepisów o ochronie środowiska oraz badanie i ocena stanu środowiska. Swoje zadania wykonuje przy pomocy wojewódzkiego inspektoratu ochrony środowiska. 

Poszczególne uprawnienia WIOŚ, które przysługują mu przy wykonywaniu kontroli, zostały uregulowane w przepisach ustawy z dnia 20 lipca 1991 r. o Inspekcji Ochrony Środowiska. 

Przy wykonywaniu kontroli WIOŚ jest uprawniony do wstępu przez całą dobę wraz z niezbędnym sprzętem na teren nieruchomości, obiektu lub ich części, na których prowadzona jest działalność gospodarcza, do środków transportu, a także na teren niezwiązany z prowadzeniem działalności gospodarczej.  

Podczas kontroli WIOŚ może przeprowadzać niezbędne pomiary lub badania, w tym pobierać próbki lub wykonywać inne czynności kontrolne, w celu ustalenia stanu środowiska oraz oceny tego stanu w świetle przepisów o ochronie środowiska, a także indywidualnie określonych warunków wykonywania działalności wpływającej na środowisko. Ponadto WIOŚ może żądać wstrzymania ruchu lub uruchomienia instalacji, lub urządzeń, w tym środków transportu oraz powstrzymania się od wykonywania innych czynności w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla przeprowadzenia badań, w tym pobrania próbek i wykonania pomiarów. 

W trakcie kontroli WIOŚ jest uprawniony również do przeprowadzania oceny sposobu eksploatacji instalacji lub urządzeń, w tym środków transportu, a także stosowanych technologii i rozwiązań technicznych. Może również oceniać sposoby wykonywania pomiarów emisji, ilości pobranej wody oraz odprowadzanych ścieków przez jednostkę prowadzącą pomiary, w tym poprawność sposobu pobierania i analizy próbek. Uprawnieniem WIOŚ jest także określanie składu morfologicznego odpadów w oparciu o wiedzę ekspercką. 

Podczas kontroli WIOŚ może żądać pisemnych lub ustnych informacji oraz wzywać i przesłuchiwać poszczególne osoby w zakresie niezbędnym dla ustalenia stanu faktycznego. Może również żądać okazania dokumentów, w tym dokumentów finansowych i udostępnienia wszelkich danych mających związek z problematyką kontroli. 

Ponadto WIOŚ ma uprawnienia do nakładania grzywien za wykroczenia przeciwko środowisku. Podczas kontroli może ustalać tożsamość poszczególnych osób oraz żądać okazania dokumentów niezbędnych do wymierzenia grzywny w drodze mandatu karnego lub sporządzenia wniosku o ukaranie.  

Jak wygląda kontrola WIOŚ w przedsiębiorstwie? 

Co do zasady WIOŚ wykonuje kontrolę przedsiębiorców na zasadach określonych w rozdziale 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców. Jednakże do kontroli pozaplanowych nie stosuje się wielu istotnych przepisów tej ustawy, które regulują: 

• analizę prawdopodobieństwa naruszenia prawa,  
• uprzednie zawiadamianie przedsiębiorcy o kontroli,  
• wykonywanie kontroli w obecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej,  
• miejsce przeprowadzania kontroli, 
• zakaz podejmowania i prowadzenia więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy, 
• czas trwania wszystkich kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym, 
• zakaz przeprowadzania ponownej kontroli w tej samej sprawie. 

Zastosowanie tych wyłączeń umożliwia wykonywanie przez WIOŚ kontroli interwencyjnych i na wniosek u przedsiębiorcy. W praktyce powoduje to, że kontrola może zostać przeprowadzona bez uprzedzenia, co uniemożliwia wcześniejsze przygotowanie.  

Kontrolę wykonuje się po okazaniu legitymacji służbowej potwierdzającej tożsamość i uprawnienia inspektora do jej wykonania. W kontroli prowadzonej przez inspektora mogą uczestniczyć inni upoważni pracownicy WIOŚ. Kontrolę przedsiębiorcy, z wyłączeniem kontroli interwencyjnej, wykonuje się po okazaniu upoważnienia do jej wykonania. 

Upoważniony do kontroli inspektor jest uprawniony do poruszania się po terenie nieruchomości, obiektu lub ich części, w tym do wykonywania lotów bezzałogowym statkiem powietrznym nad tym terenem, oraz poruszania się w środkach transportu, bez potrzeby uzyskiwania przepustki. Nie podlega również rewizji osobistej przewidzianej w regulaminie wewnętrznym kontrolowanego zakładu. Podlega on jednak obowiązującym przepisom bezpieczeństwa i higieny pracy. 

WIOŚ może w trakcie kontroli wydać decyzję w przedmiocie wstrzymania: 

1. działalności w zakresie stwarzającym zagrożenie zdrowia lub życia ludzi albo zagrożenie zniszczenia środowiska; 
2. oddania do użytku obiektu budowlanego, zespołu obiektów lub instalacji niespełniających wymagań ochrony środowiska. 

Decyzje, o których mowa powyżej podlegają natychmiastowemu wykonaniu. 

Kontrola WIOŚ bez zapowiedzi – kiedy jest możliwa? 

Kontrola WIOŚ bez zapowiedzi jest możliwa w przypadku kontroli pozaplanowych, do których zalicza się kontrole: 

1. przeprowadzane na wniosek organów administracji publicznej lub uprawnionych podmiotów, 
2. interwencyjne. 

Do kontroli pozaplanowych nie stosuje się bowiem przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, które wymagają, aby organ kontroli zawiadomił przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli.  

Powyższe uzasadnione jest tym, że kontrola bez zapowiedzi często umożliwia stwierdzenie występujących nieprawidłowości, ponieważ przedsiębiorcy nie mają czasu, aby się na nią przygotować i na czas trwania kontroli zaniechać naruszania przepisów z zakresu ochrony środowiska. 

Kontrole interwencyjne są przeprowadzane przez WIOŚ w związku z rozpatrywaniem skarg i interwencji dotyczących zanieczyszczenia środowiska lub podejrzenia wystąpienia takiego zanieczyszczenia, wystąpienia poważnych awarii lub w celu przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia. 

Zakres kontroli: odpady, hałas, emisje 

Ogólnie ujmując, przedmiotem kontroli WIOŚ jest przestrzegania przepisów o ochronie środowiska. Kontroli tej podlegać mogą podmioty korzystające ze środowiska w rozumieniu ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. – Prawo ochrony środowiska, a zatem może ona dotyczyć również przedsiębiorców.  

Przedmiotem kontroli może być objęte m.in. przestrzeganie decyzji ustalających warunki korzystania ze środowiska oraz przestrzeganie zakresu, częstotliwości i sposobu prowadzenia pomiarów wielkości emisji i jej wpływu na stan środowiska.  

Decyzją ustalającą warunki korzystania ze środowiska jest np. pozwolenie zintegrowane, pozwolenie na wprowadzanie gazów lub pyłów do powietrza, decyzja o dopuszczalnym poziomie hałasu, czy też zezwolenie na zbieranie lub przetwarzanie odpadów. 

WIOŚ może przy tym kontrolować nie tylko przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. – Prawo ochrony środowiska, ale również innych ustaw np. ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach. 

Szczegółowy zakres kontroli WIOŚ został uregulowany w przepisach ustawy z dnia 20 lipca 1991 r. o Inspekcji Ochrony Środowiska. 

Prawa i obowiązki przedsiębiorcy podczas kontroli 

Podstawowym obowiązkiem przedsiębiorcy jest umożliwienie przeprowadzenia kontroli WIOŚ. W szczególności należy umożliwić dokonanie czynności, co do których WIOŚ jest uprawniony przy wykonywaniu kontroli. WIOŚ może przy tym wystąpić z wnioskiem do Policji lub innych organów o udzielenie pomocy, jeżeli jest to niezbędne do przeprowadzenia czynności kontrolnych. 

Uprawnienia WIOŚ nie są jednak niczym nieograniczone. Czynności kontrolne powinny być wykonywane w sposób sprawny i możliwie niezakłócający funkcjonowania przedsiębiorcy. W przypadku gdy przedsiębiorca wskaże na piśmie, że wykonywane czynności zakłócają w sposób istotny jego działalność gospodarczą, WIOŚ powinien uzasadnić podjęcie takich czynności w protokole kontroli. 

Protokół kontroli WIOŚ — jak się do niego odnieść? 

Z czynności kontrolnych WIOŚ sporządza protokół, którego jeden egzemplarz doręcza przedsiębiorcy. Protokół powinni podpisać inspektor i kontrolowany przedsiębiorca. W razie odmowy podpisania protokołu przez przedsiębiorcę, inspektor czyni o tym wzmiankę w protokole, a odmawiający podpisu może w terminie siedmiu dni przedstawić WIOŚ swoje stanowisko na piśmie. 

Nie ulega wątpliwości, że protokół kontroli WIOŚ jest kluczowym dokumentem, ponieważ zawiera ustalenia z przeprowadzonej kontroli oraz jej wyniki. Istotne zatem jest to, aby przedsiębiorca pamiętał, że ma prawo wnieść do protokołu umotywowane zastrzeżenia i uwagi. Mogą one dotyczyć wszelkich nieprawidłowości, jakie zaszły w trakcie kontroli.  

Odwołania i środki prawne po kontroli 

Biorąc pod uwagę poczynione w trakcie kontroli ustalenia, WIOŚ może: 

• wydać zarządzenie pokontrolne, 
• wydać zalecenia pokontrolne,
• wydać decyzję administracyjną, 
• wszcząć egzekucję, jeżeli naruszono obowiązek, który wynika z mocy prawa lub wydanej uprzednio decyzji administracyjnej. 

Zarządzenie pokontrolne jest władczym aktem WIOŚ, nakładającym na przedsiębiorcę określone obowiązki. W terminie wyznaczonym w zarządzeniu, przedsiębiorca ma obowiązek poinformowania WIOŚ o zakresie podjętych i zrealizowanych działań służących wyeliminowaniu wskazanych naruszeń  

Co prawda przepisy ustawy z dnia 20 lipca 1991 r. o Inspekcji Ochrony Środowiska nie przewidują możliwości zaskarżenia zarządzenia pokontrolnego w drodze odwołania, jednakże możliwe jest skierowanie skargi do sądu administracyjnego na podstawie przepisów ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. 

Inaczej jest w przypadku zaleceń pokontrolnych, które nie nakładają na kontrolowanego żadnych obowiązków, które mogłyby zmienić jego sytuację prawną, a jedynie formułują wnioski, mające doprowadzić do wyeliminowania stwierdzonych uchybień. W takim przypadku przedsiębiorcy nie tylko nie przysługuje prawo wniesienia odwołania, ale również wątpliwe jest czy może złożyć skargę do sądu administracyjnego.  

W razie wydania decyzji administracyjnej możliwe jest jej zaskarżenie w drodze odwołania, a w razie jego nieuwzględnienia, złożenie skargi do sądu administracyjnego. W przypadku wszczęcia egzekucji możliwe jest natomiast wniesienie zarzutów lub skorzystanie z innych środków prawnych przewidzianych w ustawie z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. 

Podsumowanie 

Kontrola WIOŚ może nieść poważne skutki prawne dla Twojej firmy, dlatego warto być na nią przygotowanym w każdym czasie. Kluczowy jest bieżący audyt środowiskowy Twojego przedsiębiorstwa. Kompleksowa, systematyczna analiza działalności pod kątem jej wpływu na środowisko oraz zgodności z przepisami prawa, może uchronić Cię przed negatywnymi konsekwencjami, szczególnie jeśli dojdzie do niezapowiedzianej kontroli.  

Nie mniej istotna jest świadomość, jakie prawa przysługują Ci w trakcie kontroli i po jej zakończeniu. Pozwoli Ci to na ograniczenie zakłóceń działalności gospodarczej podczas kontroli, ustosunkowanie się do ustaleń WIOŚ, a także podjęcie skutecznej obrony przed zarzutami naruszenia prawa. Więcej informacji w zakresie prawa ochrony środowiska znajdziesz na naszej stronie https://kkplegal.pl/uslugi/prawo-ochrony-srodowiska/.

Piotr Boczkowski

Radca prawny

Artykuł Kontrola WIOŚ w firmie – jak się przygotować i jakie masz prawa?  pochodzi z serwisu Kancelaria Prawna KKP Legal Katowice.

W przypadku analizy umowy, która została już zawarta i jest wykonywana bądź też upłynął termin jej wykonania, audyt może obejmować ocenę przyjętych przez strony postanowień umowy, ich skutków, możliwości podejmowania działań związanych z realizacją uprawnień stron wynikających z zapisów umowy. A także ustalenia sposobu rozwiązania umowy i ewentualnie związanych z tym ryzyk. 

Proces związany z audytem umowy obejmuje kilka etapów: 

• zbieranie danych tj. oprócz samego zapoznania się z treścią umowy, także przegląd dokumentacji źródłowej stanowiącej podstawę sporządzenia umowy;
• analiza prawna i identyfikacja ryzyk – weryfikacja pod kątem zgodności postanowień umowy z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa oraz wskazanie realnych czy potencjalnych ryzyk dla interesów stron umowy;
• raport z wnioskami, oceną ryzyk i rekomendacjami zmian – podsumowanie przeprowadzonego audytu zawierającego wnioski końcowe, ocena przedstawiająca skutki zidentyfikowanych ryzyk wraz z proponowanymi zmianami postanowień umowy – w przypadku gdy umowa nie została jeszcze zawarta strony mogą zmodyfikować zapisy projektowanej umowy. Natomiast w przypadku już zawartej umowy audyt może być podstawą do negocjacji jej postanowień i zawarcia aneksu, porozumienia zmieniającego. 

Audyt umowy warto przeprowadzić zawsze wtedy, gdy zamierzeniem przynajmniej jednej ze stron umowy jest chęć zminimalizowania ryzyka prawnego oraz finansowego związanego 
z możliwością zawarcia w umowie postanowień sprzecznych z przepisami prawa, które w konsekwencji tego mogą być uznane za nieważne czy bezskuteczne. Ryzyko finansowe wiąże się z brakiem należytego zabezpieczenia interesów strony umowy np. w przypadku naruszenia warunków umowy czy braku wykonania umowy przez kontrahenta, co może prowadzić do negatywnych skutków finansowych. W takiej sytuacji audyt postanowień umowy pozwoli ocenić przykładowo możliwość naliczenia kar umownych czy dochodzenia odszkodowania od kontrahenta, w tym szanse uzyskania korzystnego rozstrzygnięcia sprawy przez sąd. W przypadku sporu z kontrahentem audyt umożliwi ustalenie podstaw do prowadzenia negocjacji pomiędzy stronami ewentualnie wystąpienia przesłanek do rozwiązania umowy.

Istotnym jest zabezpieczenie interesów wszystkich stron umowy. W sytuacji, w której treść umowy przygotowana jest przez jedną stronę bez konsultacji z kontrahentem wówczas istnieje ryzyko naruszenia równowagi kontraktowej poprzez zapisy zawierające istotne dysproporcje w ukształtowaniu praw i obowiązków stron prowadzące do znaczącego, a przy tym nieuzasadnionego uprzywilejowania jednej ze stron, czy też przewidujące liczne sankcje (np. kary umowne) związane z niewykonaniem obowiązków tylko przez jedną ze stron umowy.  

Audyt umów może pozwolić na wykrycie sprzeczności postanowień z przepisami prawa, wady prawne umowy, identyfikację związanych z tym ryzyk prawnych, jak również finansowych wiążących się z niewłaściwym zabezpieczeniem interesów stron. 

Jako przykładowe audyty umowne można wymienić: 

1. audyt umowy kredytu hipotecznego – obejmuje analizę prawną i finansową dokumentów pod względem ustalenia ewentualnych klauzul niedozwolonych (abuzywnych). Pozwala zweryfikować prawidłowość skonstruowania warunków kredytowania, oprocentowanie, prowizje, opłaty dodatkowe, opłaty i warunki wcześniejszej spłaty, co może pozwolić na odzyskanie kosztów lub unieważnienie umowy; 
2. audyt umowy deweloperskiej – dotyczy kwestii związanych z weryfikacją dewelopera i nieruchomości, analizę zgodności prospektu informacyjnego z zapisami umowy, postanowień dotyczących kar umownych oraz ewentualnego występowania klauzul niedozwolonych;
3. audyt umowy przedwstępnej – zawiera sprawdzenie istotnych postanowień związanych z zabezpieczeniem interesów stron (zbywcy i nabywcy), określeniem przedmiotu umowy, terminów, ceny, postanowień dotyczących zaliczki/zadatku, kar umownych;
4. audyt umowy o pracę – weryfikacja umowy pod względem zgodności z przepisami Kodeksu pracy, zabezpieczenie interesów pracownika lub pracodawcy, analizę zapisów dotyczących zakresu obowiązków, wymiaru czasu pracy, zakazu konkurencji, klauzul poufności. 

Przeprowadzenie kompleksowego audytu umów zawartych przez danego przedsiębiorcę jest szczególnie zalecane i praktykowane w przypadku transakcji prowadzących do zmian właścicielskich, kapitałowych w spółkach, czyli sprzedaży udziałów w spółce, fuzjach i przejęciach spółek. Przy tego typu transakcjach inwestor powinien mieć wiedzę o realnych zobowiązaniach i ryzykach wynikających z zawartych kontraktów. 

Audyt wzorców umów w przedsiębiorstwie powinien być przeprowadzany cyklicznie w celu dostosowania do zmian w prawie dla zachowania zgodności z przepisami. Wejście w życie nowych regulacji prawnych wymaga dostosowania zapisów w umowach. W tym względzie rekomenduje się przeprowadzanie audytów umów co najmniej raz w roku dla utrzymania standardów bezpieczeństwa prawnego i finansowego. 

Zainteresowanie kontrahentów w prawidłowym skonstruowaniu umowy to istotny element zarządzania ryzykiem. Dobrze przygotowana umowa zabezpiecza interesy stron, co może przełożyć się na wymierne skutki finansowe poprzez optymalizację kosztów prowadzenia biznesu i osiągnięcie zakładanego zysku. Chcesz zapoznać się z naszymi usługami? Wejdź na: https://kkplegal.pl/uslugi/biezaca-obsluga-przedsiebiorcow/.

Adam Kawka

Radca prawny

Artykuł Sprawdzenie umowy – kiedy warto wykonać audyt umów i co może wykryć?  pochodzi z serwisu Kancelaria Prawna KKP Legal Katowice.

W przeciwieństwie do regulacji prawnych dotyczących stosunku pracy, relacja B2B opiera się głównie na zasadzie swobody umów oraz przepisach Kodeksu cywilnego, w związku z czym strony umowy mają duże możliwości kształtowania zasad współpracy, jak również reguł obowiązujących w przypadku jej zakończenia. Samo rozwiązanie takiej umowy, zawieranej pomiędzy dwiema spółkami lub osobami prowadzącymi działalność gospodarczą stanowi istotny moment w relacji biznesowej. Pochopne lub nieprawidłowe rozwiązanie umowy może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. W niniejszym artykule omawiamy, jak bezpiecznie wypowiedzieć lub rozwiązać umowę B2B oraz na jakie zagrożenia muszą uważać przedsiębiorcy. 

Analiza umowy punktem wyjścia do jej bezpiecznego rozwiązania 

Każdą procedurę rozwiązania umowy należy rozpocząć od dokładnej analizy jej treści, gdyż w głównej mierze to właśnie umowa dokładnie reguluje sposób jej rozwiązania. W szczególności należy zwrócić uwagę na: 

• okres wypowiedzenia, 
• przesłanki rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym, 
• obowiązek zachowania właściwej formy (np. pisemnej pod rygorem nieważności), 
• kary umowne, 
• klauzule poufności i zakazy konkurencji, 
• postanowienia dotyczące rozliczeń końcowych. 

Niedopełnienie ww. formalności lub naruszenie postanowień umowy może skutkować powstaniem roszczeń odszkodowawczych, żądaniami zapłaty kar umownych lub uznaniem wypowiedzenia za nieskuteczne. 

Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron

Rozwiązanie za porozumieniem stron to najswobodniejsza i najbezpieczniejsza z perspektywy prawnej forma zakończenia umowy. Polega na tym, że obie strony dobrowolnie uzgadniają warunki zakończenia umowy – zarówno co do daty końcowej współpracy, jak i ewentualnych rozliczeń czy czynności końcowych. Taki sposób gwarantuje stronom poczucie kontroli nad warunkami zakończenia kontraktu i minimalizuje prawdopodobieństwo późniejszych roszczeń. Porozumienie pozwala także uregulować wprost wszelkie kwestie sporne, np. dotyczące zwrotu mienia, przekazania dokumentacji czy wzajemnych płatności. 

W celu bezpiecznego i skutecznego zawarcia porozumienia należy pamiętać o: 

• sporządzeniu porozumienia w odpowiedniej formie – pisemnej, podpisanej przez uprawnionych przedstawicieli obu stron, 
• dokładnym określeniu daty rozwiązania umowy oraz wszelkich konsekwencjach finansowych i formalnych, 
• precyzyjnym uregulowaniu zobowiązań między stronami np. poprzez wskazanie, które świadczenia są należne, w jakiej wysokości i w jakim terminie, a z których strony wzajemnie się zwalniają, 
• wprowadzeniu postanowień zapobiegających wzajemnym roszczeniom w przyszłości poprzez dodanie klauzuli o zrzeczeniu się dalszych roszczeń lub potwierdzeniu pełnego rozliczenia stron. 

Wypowiedzenie umowy przez jedną ze stron

Możliwość wypowiedzenia umowy B2B zależy od konkretnych rozwiązań przyjętych w zawartej umowie. W pierwszej kolejności należy dokładnie przeanalizować postanowienia umowy pod kątem przewidzianego okresu wypowiedzenia, zastrzeżonej formy wypowiedzenia oraz ewentualnych kar umownych. W wielu kontraktach wypowiedzenie umowy B2B może nastąpić bez konieczności wskazywania konkretnej przyczyny, o ile strony przewidziały taką możliwość w treści umowy. Dla  swojej skuteczności, poza wskazanym powyżej uzasadnieniem, wypowiedzenie powinno zawierać oznaczenie umowy, stron oraz podpis składającego oświadczenie o wypowiedzeniu. Istotne jest również skuteczne doręczenie oświadczenia drugiej stronie. Umowa może dopuszczać wypowiedzenie drogą elektroniczną za pomocą formy e-mail, ale również za pomocą listu poleconego. W przypadku braku wskazania w umowie okresu wypowiedzenia, umowę można wypowiedzieć w każdym czasie, zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego, ze skutkiem natychmiastowym.  

Rozwiązanie umowy w trybie natychmiastowym

Rozwiązanie umowy w trybie natychmiastowym – tzw. rozwiązanie z ważnych przyczyn – to wyjątek służący ochronie strony, która nie może kontynuować współpracy z powodu poważnego naruszenia umowy lub innych okoliczności uniemożliwiających dalszą realizację zobowiązania. „Ważna przyczyna” to na tyle istotna przesłanka, że kontynuowanie umowy stałoby się niedopuszczalne, nieracjonalne lub rażąco niekorzystne dla jednej ze stron. Strony, zgodnie z zasadą swobody umów, mogą określić w umowie, jakie sytuacje będą uznane za ważne powody uprawniające do rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym. Co istotne, nie można z góry wyłączyć możliwości wypowiedzenia umowy B2B z ważnych przyczyn. Takie postanowienie należałoby uznać za nieskuteczne. 

Jako przykład ważnych przyczyn można wskazać: 

• rażące lub wielokrotne naruszenie postanowień umowy (np. przewlekłe opóźnienia, nieprawidłowe wykonywanie usługi), 
• działanie na szkodę klienta, 
• utrata zaufania (w każdym wypadku uzasadniona obiektywnymi faktami). 

Kluczowe znaczenie w tym przypadku ma właściwe udokumentowanie naruszeń oraz zachowanie procedur przewidzianych w umowie. Strona, która wypowiada umowę, powołując się na ważne powody, powinna mieć dowód na to, że te ważne powody zaistniały. Tylko wtedy rozwiązanie umowy będzie skuteczne i bezpieczne prawnie.  

Rozwiązanie umowy B2B przed rozpoczęciem wykonywania świadczenia

Zawarcie umowy B2B powoduje powstanie zobowiązania już od momentu jej podpisania — nawet jeśli realizacja usługi ma rozpocząć się w przyszłości. Wielu przedsiębiorców błędnie zakłada, że skoro usługa jeszcze nie jest wykonywana, umowę można bez konsekwencji rozwiązać. Najprostszą i najbezpieczniejszą formą zakończenia umowy przed rozpoczęciem świadczenia usług jest zawarcie porozumienia rozwiązującego. W zależności od rodzaju umowy i jej treści, dopuszczalne może być również jej wypowiedzenie jeszcze przed podjęciem jakichkolwiek świadczeń. Dotyczy to w szczególności umów, które przewidują możliwość wypowiedzenia w dowolnym momencie (np. umowa zlecenie, umowa o świadczenie usług). Wypowiedzenie takie wywołuje skutek na przyszłość i – co do zasady – nie pociąga za sobą obowiązku zapłaty wynagrodzenia za niewykonaną usługę (chyba że strony w umowie ustaliły np. obowiązek zapłaty określonej kwoty przy wcześniejszym wypowiedzeniu bądź obowiązek zapłaty kary umownej w przypadku wcześniejszego wypowiedzenia). Jeżeli jednak kontrakt nie przewiduje możliwości wcześniejszego wypowiedzenia, jednostronne rozwiązanie może zostać uznane za nienależyte wykonanie zobowiązania i powodować po stronie wypowiadającego odpowiedzialność odszkodowawczą. 

Możliwe roszczenia

Należy wskazać, że nieprawidłowe wypowiedzenie umowy może skutkować koniecznością zapłaty odszkodowania lub kary umownej, o ile taka została przewidziana w treści umowy. Wynika to z faktu, że strona, która poniesie szkodę w związku z nieprawidłowym rozwiązaniem, może żądać rekompensaty. 

W praktyce roszczenia z tytułu błędnego rozwiązania omawianej umowy mogą obejmować: 

• odszkodowanie za poniesione straty i utracone korzyści, 
• zwrot kosztów związanych z przygotowaniem i realizacją współpracy, 
• egzekwowanie kar umownych zastrzeżonych w umowie. 

Zakończenie współpracy na linii B2B może odbyć się bezkonfliktowo i bezpiecznie, jeśli przedsiębiorca świadomie wybiera właściwą formę rozwiązania umowy i rzetelnie przygotuje wszystkie formalności. Dla pełnego bezpieczeństwa nie warto działać pochopnie – każdy przypadek wymaga analizy postanowień umownych, oceny sytuacji oraz skrupulatnego dokumentowania wszystkich czynności.

KKP Legal

opis

Artykuł Jak bezpiecznie rozwiązać umowę B2B – ryzyka prawne dla przedsiębiorcy  pochodzi z serwisu Kancelaria Prawna KKP Legal Katowice.