Nowe uprawnienia PIP od lipca. Jak zabezpieczyć umowy w swojej firmie?

Jak wiadomo w związku z koniecznością realizacji kamieni milowych w ramach Krajowego Programu Odbudowy od dłuższego czasu toczyła się dyskusja czy i w jaki sposób zmienić uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy w sytuacji nadużywania stosunków cywilnoprawnych kiedy zawarta powinna zostać umowa o pracę. Ostatecznie zmiany zostały uchwalone i wejdą w życie 8 lipca 2026 roku. Coraz więcej przedsiębiorców zgłasza się do Kancelarii w celu zlecenia analizy zawieranych umów zlecenia i udzielenia odpowiedzi na pytanie czy w związku ze zmianami mają przyjąć, że grozi im ryzyko w przypadku kontroli PiP.  

Kiedy umowa o pracę, a kiedy B2B? 

Same zasady kwalifikowania stosunku stron jako podlegającego prawu pracy nie uległy zmianie. Na pewno jako główny element wskazujący na to, że mamy do czynienia ze stosunkiem pracy wskazuje się podporządkowanie. Praca pod kierownictwem oznacza, że pracodawca decyduje co, gdzie, kiedy i w jaki sposób będzie robił jego pracownik. Często jako wyróżnik wskazuje się też kwestię ryzyka – to że pracodawca ponosi ryzyko braku zleceń może być traktowane, jako wskazująca na realne istnienie stosunku pracy pomiędzy stronami. Kolejnymi branymi pod uwagę czynnikami jest wykonywanie działań stale i osobiście. Patrząc od drugiej strony- samodzielna organizacja pracy, możliwość korzystania z zastępców i traktowanie działań jako znajdujących się poza standardowym i stałym działaniem firmy będzie wskazywało na cywilnoprawny charakter stosunku prawnego.  

Celem przykładu- inny jest charakter umowy pielęgniarki na etacie w szpitalu, a inny pielęgniarki dochodzącej do szpitala ad hoc i w sposób nieregularny w sytuacji zwiększonych potrzeb. Podobnie jest w relacji umowa B2B, a umowa o pracę – często będziemy mieli do czynienia z sytuacją, kiedy konkretny zawód można wykonywać na oba sposoby, a dla oceny znaczenie będą miały szczegóły.  

Zmiany w ustawie o PIP od lipca – co oznaczają dla przedsiębiorców? 

Z całą pewnością zmiany przepisów o PiP w lipcu oznaczają konieczność zweryfikowania zawartych przez Spółkę umów zlecenia i B2B oraz wprowadzenia ewentualnych modyfikacji, jeżeli treść cywilnoprawnego stosunku w rzeczywistości przypomina stosunek pracy. Należy mieć świadomość, że w art. 11 ust. 2 nowelizowanej ustawy przyznano nowe uprawnienie PiP do wydania polecenia usunięcia naruszeń. Zgodnie z tą normą organy PiP zobowiązane są umożliwić stronom stosunku prawnego zajęcia stanowiska, a następnie mogą wydać polecenie usunięcia naruszeń dotyczących funkcjonowania umowy cywilnoprawnej lub  nie zawarcia umowy o pracę – w sytuacji gdy w stosunku prawnym łączącym strony dominują cechy stosunku pracy określone w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy  (czyli cechy umówione w skondensowany sposób powyżej). Warto zaznaczyć, że kontrola obejmowała będzie wszystkie umowy cywilnoprawne, a zatem należy mieć świadomość, że kontrola PiP obejmie także umowy B2B. 

Umowy B2B i zlecenia na celowniku – co dokładnie sprawdzi inspektor? 

Kontola PiP w firmie doprowadzi do weryfikacji, czy w przypadku osób wykonujących usługi na rzecz przedsiębiorcy w rzeczywistości nie mamy do czynienia ze świadczeniem pracy. Uprawnienia Inspektora pracy obejmują możliwość stwierdzenia w drodze decyzji istnienia stosunku pracy. Nie dzieje się to jednak od razu – w pierwszej kolejności wydawane jest wspomniane wyżej polecenie usunięcia naruszeń. Następnie zgodnie z art. 11 ust. 1 ppkt 7a w przypadku niewykonania polecenia Organ uprawniony jest do stwierdzania, w drodze decyzji, istnienia stosunku pracy, w sytuacji, kiedy zawarto umowę cywilnoprawną lub kiedy osoba faktycznie świadczy pracę za wynagrodzeniem w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy powinna być zawarta umowa o pracę.  

W takiej sytuacji Organ inicjuje postępowanie w sprawie wydania decyzji i zawiadamia o tym strony, albo wnosi do Sądu powództwo o ustalenie istnienia stosunku pracy (to drugie zresztą możliwe było także przed zmianą przepisów). Powództwo inspektor PiP wniesie szczególnie wtedy, kiedy zachodziła będzie konieczność ustalenia istnienia stosunku pracy za okres poprzedzający moment, który może być objęty decyzją.  

Kiedy umowa B2B lub zlecenie może zostać uznana za etat? 

Czy zatem po wydaniu decyzji przedsiębiorca powinien złożyć broń jeżeli jest przekonany, że jego umowa nie spełnia warunków stosunku pracy? Oczywiście nie. Co prawda ustawodawca wskazuje, że w toku postępowania uwzględnia się wolę stron, jednak ogranicza to do sytuacji, w której nie jest ona sprzeczna z prawem w szczególności z przepisami prawa pracy lub zasadami współżycia społecznego albo nie zmierza do obejścia prawa. W praktyce zarzut zmierzania do obejścia prawa można podnieść zawsze, ale wielokrotnie w sprawach o ustalenie stosunku pracy sądy orzekały, że PiP nie ma racji, że stosunek ma charakter pracowniczego. 

Rozstrzygnięcie decyzji inspektora PiP zawierać będzie oznaczenie stron umowy o pracę, rodzaj umowy o pracę, datę zawarcia umowy o pracę, rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wymiar czasu pracy oraz wysokość wynagrodzenia za pracę. Jeżeli na podstawie zgromadzonego materiału dowodowego nie będzie możliwe ich ustalenie Inspektor przyjmował będzie umowę na czas nieokreślony, w siedzibie pracodawcy, w pełnym wymiarze czasu pracy i za minimalne wynagrodzenie. 

Co najważniejsze – datą zawarcia umowy o pracę będzie data wydania decyzji – nie będziemy więc mieli do czynienia z działaniem organu wstecz (co jak wskazywałam nie wyłącza możliwości ustalenia stosunku pracy wstecz przez Sąd). WAŻNE: Ustawodawca objął pracowników ochroną w sytuacji, gdyby pracodawca chciał „pozbyć się” problemu. Jeżeli w okresie między datą rozpoczęcia kontroli, a datą upływu terminu do wniesienia odwołania albo datą uprawomocnienia się orzeczenia sądu dojdzie do rozwiązania umowy cywilnoprawnej z inicjatywy pracodawcy lub do wypowiedzenia tej umowy przez pracodawcę albo do jej wygaśnięcia, albo do zaprzestania faktycznego świadczenia pracy z inicjatywy pracodawcy, datą zawarcia umowy o pracę, o której mowa w ust. 2b pkt 3, jest data rozpoczęcia kontroli, o której mowa w art. 33a ust. 1. Przyjęcie tej reguły ma dla przedsiębiorcy istotne konsekwencje – pracownik pozostający w stosunku pracy podlega bowiem dużo większej ogólnej i szczególnej ochronie przed rozwiązaniem stosunku umownego niż ma to miejsce przy umowie zlecenia.  

Ustalenie stosunku pracy PiP od dnia wydania wywołuje skutki prawne, jakie wiążą się ze stwierdzeniem istnienia stosunku pracy, na gruncie przepisów prawa pracy, prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego oraz obowiązkowych wpłat na fundusze, o których mowa w odrębnych przepisach. Decyzja staje się natomiast wykonalna z dniem następującym po dniu, w którym upływa termin do wniesienia odwołania, jeżeli żadna ze stron nie wniosła odwołania, albo z dniem prawomocnego orzeczenia sądu, albo z dniem nadania jej rygoru natychmiastowej wykonalności. 

Kary za nieprawidłowe umowy – ile kosztuje negatywny wynik kontroli PIP? 

Prawo pracy jest dziedziną, której naruszenie niezmiennie może prowadzić do nałożenia na przedsiębiorcę kary grzywny. Kodeks pracy za zawarcie umowy cywilnoprawnej w sytuacji, w której powinna być zawarta umowa zlecenia przewiduje karę grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. 

Warto zaznaczyć, że samo wszczęcie kontroli i „przyłapanie” na nieprawidłowym stosowaniu umowy B2B lub zlecenia może zostać naprawione jeszcze na etapie kontroli. Inspektor pracy, wydając polecenie, określa termin jego wykonania w taki sposób, żeby ocena jego wykonania w oparciu o całokształt okoliczności sprawy nastąpiła w trakcie trwania kontroli. Jeżeli strony wykonają polecenie w terminie, to kontrola nie skończy się wydaniem decyzji ustalającej czy wszczęciem postępowania sądowego. Gorzkim aspektem tego rozwiązania będzie fakt, że najczęściej taka zmiana powoduje wzrost kosztów pracodawcy- więc nawet przy braku nałożenia grzywny nie jest neutralna finansowo.   

Audyt umów B2B i zleceń – jedyny sposób na spokojną kontrolę 

Powyższe ryzyka nie wydają się duże, jeżeli mówimy o jednej umowie. Na rynku funkcjonują jednak przedsiębiorcy, którzy zawierają dziesiątki i setki umów zlecenia i B2B. Biorąc pod uwagę, że od lipca PiP będzie miała nowe uprawnienia warto już dzisiaj przeprowadzić audyt posiadanych umów zlecenia i przygotować się na ewentualną kontrolę. Alternatywą dla podmiotów, które nie zadziałają na czas będzie reklasyfikacja ich umów przez PiP i poniesienie kosztów na dużą skalę w niespodziewanym momencie. Kancelaria KKP od lat w ramach bieżącej obsługi przedsiębiorców sporządza i opiniuje umowy zlecenia i B2B minimalizując ryzyko, że kwalifikowały się one będą jako zmierzające do obejścia prawa. Więcej o naszej działalności dowiesz się na: https://kkplegal.pl/uslugi/biezaca-obsluga-przedsiebiorcow/. 

Najczęściej zadawane pytania:

Czy PIP może z własnej inicjatywy zmienić umowę B2B na umowę o pracę? 

Tak, od lipca możliwe będzie wydanie decyzji ustalającej,  że strony w rzeczywistości łączy stosunek pracy. 

Na jakie zapisy w umowie B2B zwrócić uwagę przed kontrolą PIP? 

Uwagę zwrócić należy przede wszystkim na zapisy dotyczące podporządkowania, kontroli oraz tego kto ponosi ryzyko biznesowe. 

Ile wynosi kara od PIP za zastąpienie etatu umową cywilnoprawną? 

Kara wynosi od 1.000 zł do 30.000 zł 

Czy inspektor PIP może skontrolować firmę bez zapowiedzi? 

Tak,  Inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania, bez uprzedzenia i o każdej porze dnia i nocy, kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy. 

Katarzyna Klonowska

Partner, radca prawny