Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system informatyczny do wystawiania, otrzymywania, przechowywania faktur ustrukturyzowanych, dostępu do tych faktur oraz oznaczania ich numerem identyfikującym przydzielonym w tym systemie.
KSeF został uregulowany przede wszystkim w:
- Ustawie z dnia 29 października 2021 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076);
- Decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 roku upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83);
- Ustawie z dnia 16 czerwca 2023 roku o zmianie ustawy o VAT (Dz.U. 2023 poz. 1598);
- Ustawie z dnia 9 maja 2024 roku zmieniającej ustawę o VAT (Dz.U. 2024 poz. 852).
W Polsce przez pewien zwyczaj, mający już ponad 30 lat, ukształtowała się praktyka, zgodnie z którą faktura ma dwojaką funkcję. Po pierwsze, jest to dokument potrzebny dla rozliczania podatków. Po drugie, faktura funkcjonuje w relacjach między przedsiębiorcami, a nawet między przedsiębiorcami i konsumentami, jako dokument handlowy. Przedsiębiorcy i konsumenci często uznają fakturę za potwierdzenie zawarcia umowy oraz za wezwanie do zapłaty.
Skontaktuj się z nami!
KontaktZwyczaj ten znajduje odzwierciedlenie w orzecznictwie Sądu Najwyższego.
Zgodnie z art. 455 Kodeksu cywilnego, jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania.
Sąd Najwyższy prezentował w tym zakresie trzy stanowiska:
- zgodnie z pierwszym, faktura jest tylko rachunkiem wystawionym przez dostawcę towaru, stwierdzającym wykonanie umowy sprzedaży, podlegającym sprawdzeniu przez dłużnika. Nie spełnia ona więc warunków wezwania do zapłaty (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14 stycznia 1987 roku, sygnatura akt IV CR 461/86);
- zgodnie z drugim, faktura jest wezwaniem do zapłaty bez potrzeby spełniania szczegółowych warunków (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 28 maja 1991 roku, sygnatura akt II CR 623/90);
- zgodnie z trzecim, faktura jest wezwaniem do zapłaty, tylko jeśli zawiera wzmiankę co do sposobu i czasu zapłaty (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16 września 2004 roku, sygnatura akt IV CK 659/03; wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 stycznia 1999 roku, sygnatura akt I CKN 964/97; uchwała Sądu Najwyższego z dnia 19 maja 1992 roku, sygnatura akt III CZP 56/92).
Trzeci z powyższych poglądów stał się z czasem dominującym. Faktura jest zatem wezwaniem do zapłaty, jeśli zawiera wzmiankę co do sposobu i czasu zapłaty.
Pytanie, czy wprowadzenie systemu KSeF zmienia coś w tym przedmiocie.
System KSeF jest bowiem portalem rządowym i realizuje cele związane z rozliczaniem należności podatkowych. Nie jest jasne, czy stanowi on środek komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 61 Kodeksu cywilnego, zwłaszcza nie na linii państwo-podatnik, lecz w relacjach między samymi podatnikami, co do kwestii nie stricte podatkowych, czyli właśnie co do roli faktury jako dokumentu handlowego – wezwania do zapłaty.
Dylematu nie będzie, jeśli strony stosunku prawnego uznają, że doręczenie wezwania do zapłaty w postaci faktury może nastąpić za pomocą KSeF.
W przypadku braku takiego porozumienia, kwestia ta będzie problematyczna. Ma ona niebagatelne skutki. Ze skutecznym wezwaniem do zapłaty i niedotrzymaniem terminu zapłaty prawo wiąże efekt w postaci naliczania odsetek. Jeśliby uznać, że umieszczenie faktury w KSeF takim wezwaniem nie jest, a wezwanie nie zostanie doręczone w innej formie, odsetki nie będą naliczane. Przy kwotach wielomilionowych na jednej fakturze lub przy dużej liczbie faktur może to być poważna strata dla wierzyciela lub zysk dla dłużnika.
W związku z tym rekomendowaną praktyką powinno być wystawienie faktury w KSeF oraz osobne doręczenie jej w takiej formie, w jakiej faktury doręczano przed wprowadzeniem KSeF.
Należy jednak mieć tutaj na uwadze interpretację indywidualną z dnia 29 kwietnia 2026 roku Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, sygnatura 0114-KDIP1-3.4012.86.2026.1.JG. Zgodnie z tą interpretacją, wizualizacje faktur PDF przesyłane kontrahentom mogą zostać uznane za odrębne faktury, jeśli nie są w pełni zgodne merytorycznie z danymi zawartymi w fakturach ustrukturyzowanych w KSeF, co rodzi obowiązek zapłaty podatku VAT zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. Wysyłając wizualizację faktury z KSeF należy zatem bardzo uważnie sprawdzić, czy jej zawartość merytoryczna w pełni pokrywa się z fakturą wystawioną w KSeF.
Coś, co do tej pory można było zrobić jednokrotnie, za pomocą jednego dokumentu, teraz trzeba będzie robić dwa razy, narażając się przy tym na skutki ewentualnych błędów. Liczba podatników, transakcji i faktur w skali kraju może nam dać wyobrażenie, jak wiele pracy dodano w ten sposób wystawiającym faktury.
Z drugiej strony, jeśli w KSeF pojawi się faktura, której nie uznajemy za zasadną, to dla uniknięcia wszelkich wątpliwości warto rozważyć poinformowanie wystawiającego o tym fakcie. Nie możemy jednak tej „pustej” faktury odesłać – zostaje ona w KSeF.
Brak możliwości odesłania faktury z KSeF nie oznacza jednak, że nie ma sposobu by ją kwestionować. Można to robić przez poinformowanie kontrahenta w ramach korespondencji przedprocesowej.
Odrębną kwestią jest sam fakt księgowania takiej faktury. To, że faktura kosztowa pojawia się w KSeF, nie oznacza automatycznie, że musi ona zostać wprowadzona do ksiąg. W tym zakresie podatnik dalej ma prawo zdecydowania o tym, czy taką fakturę rozliczać, czy też nie. Nie ma jednak możliwości usunięcia faktury w KSeF, odrzucenia niezasadnej faktury na tym portalu. Dla uniknięcia wątpliwości – samo pobranie faktury z KSeF nie oznacza akceptacji, czy też uznania roszczenia.
Problem powstanie też w zakresie ulgi na złe długi. Do jej zastosowania potrzebny jest upływ 90 dni od terminu zapłaty. Jeśli takiego terminu nie ma, bo skutecznie nie doręczono wezwania do zapłaty przy świadczeniu bezterminowym, to nie można zastosować ulgi.
Na marginesie, w kontekście KSeF spotkałem się z bardzo ciekawym określeniem profesora Witolda Modzelewskiego „pisz do mnie na Berdyczów”. Jak możemy przeczytać na portalu Historykon, Berdyczów to miasto w obwodzie żytomierskim Ukrainy, położone 44 km od Żytomierza. W 1569 roku miasto stało się częścią Rzeczypospolitej Obojga Narodów. Miasto uzyskało przywilej urządzania dziesięciu jarmarków rocznie. Z tego okresu pochodzi właśnie kupieckie zawołanie „Pisz do mnie na Berdyczów”. Z racji fachu kupieckiego i natury podróżowania, kupcy znajdowali się w ciągłym ruchu. Jedynym miejscem, w którym prawdopodobnie można było ich odnaleźć i liczyć na odebranie listu (bywali w nim średnio co 2-3 miesiące), był właśnie Berdyczów. Podobnie KSeF, nie wysyła natychmiastowych powiadomień o umieszczeniu tam faktury przez kontrahenta. Jest co prawda obowiązek sprawdzania KSeF, lecz na razie nie ma on sankcji. W praktyce zatem podatnicy, niczym kupcy w Berdyczewie, odbierać będą faktury w KSeF (o ile wcale) co jakiś czas, gdy będą sprawdzać KSeF, podkreślam, głównie w celach podatkowych w okresach rozliczeniowych. Do faktur w KSeF nie można dołączać jednocześnie żadnej innej korespondencji. Większość praktyków stoi na stanowisku, że przesłanie faktury w KSeF ex lege nie może rodzić skutków prawnych dla kontrahenta. Czuję jednak podskórnie, że dopiero praktyka orzecznicza przesądzi, czy faktury wystawione w KSeF z terminem i sposobem zapłaty mogą być uznane za skuteczne wezwanie do zapłaty. Sporów w tym zakresie nie powinno zabraknąć.
Na koniec wskazuję, że w ramach sporu prawnego związanego z niezasadną fakturą istnieje cały szereg czynności do podjęcia w odpowiedniej kolejności i w odpowiedni sposób. Ważne jest również zbieranie „po drodze” odpowiednich dowodów w ramach przyjętej taktyki procesowej. Jeśli otrzymałeś niezasadną fakturę lub jeśli chcesz mieć pewność, że wysłałeś skutecznie wezwanie do zapłaty – warto skonsultować się z prawnikiem.
Więcej na: https://kkplegal.pl/uslugi/biezaca-obsluga-przedsiebiorcow/
Adwokat
