Przedłużenie kadencji zarządu – jak przygotować uchwałę i zgłosić zmiany do KRS?

Modele uregulowania kadencji  

Kadencja to okres, na jaki członek zarządu zostaje powołany w skład organu i jest liczony w pełnych latach obrotowych od dnia powołania. Wyznacza on okres, przez jaki taka osoba posiada mandat czyli umocowanie do pełnienia funkcji członka zarządu. 

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością możliwe są dwa modele uregulowania kwestii kadencji: 

1. Umowny – wspólnicy spółki mogą w umowie spółki wprowadzić powołanie członków zarządu na czas oznaczony i zdecydować ile lat będzie trwała. Możliwe jest też wprowadzenie wspólnej kadencji członków zarządu. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością nie ma ograniczenia co do maksymalnej długości kadencji, lecz w spółce akcyjnej może ona wynosić maksymalnie 5 lat. 

Dopuszczalne jest też umowne powołanie do zarządu na czas nieoznaczony. To znaczne ułatwienie, jeśli charakter działalności i struktura spółka pozwala na takie uregulowanie.  

Kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, ale mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. 

Przykład: Kadencja członka zarządu wynosi 3 lata. Członek zarządu został powołany w trakcie roku obrotowego 2019, a pierwszy pełny rok obrotowy kadencji to rok 2019. Trzeci rok obrotowy kadencji upłynął w 2022 roku, a mandat wygasł wraz z zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za rok 2022 r.  

Praktycznie rzecz biorąc, taka zasada nieco wydłuża realny czas pełnienia funkcji mimo 3-letniej kadencji. 

2. Ustawowy – w razie braku uregulowania kadencji w umowie spółki, długość pełnienia funkcji członka zarządu oblicza się przez perspektywę trwania jego mandatu. Zgodnie z art. 202 § 1 kodeksu spółek handlowych mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.  

Przykład: Jeśli powołanie nastąpiło 20.06.2024 r. to pierwszym pełnym rokiem obrotowym będzie rok 2025, zatem mandat członka zarządu wygaśnie z dniem zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok 2025, np. w dniu 30.06.2026 r.  

Kiedy konieczne jest przedłużenie kadencji członka zarządu? 

Przedłużenie kadencji członka zarządu jest konieczne, gdy osoba ma dalej pełnić funkcję w zarządzie po upływie czasu, na jaki została powołana – zarówno wtedy, gdy umowa spółki przewiduje określoną długość kadencji, jak i wtedy, gdy obowiązuje ustawowy model. Przedłużenie kadencji wiąże się jednocześnie z odnowieniem mandatu członka zarządu. 

Aby ustalić możliwość przedłużenia kadencji zarządu, należy zweryfikować treść umowy spółki (statutu) czy dopuszcza powołanie tej samej osoby na kolejną kadencję, ponieważ może to zostać umownie ograniczone. 

W celu przedłużenia kadencji członka zarządu prawidłowo zwołane Zgromadzenie Wspólników musi podjąć uchwałę o ponownym powołaniu danej osoby w skład Zarządu do pełnienia odpowiedniej funkcji, np. Prezesa, na okres kolejnej kadencji.  

Przedłużenie kadencji może nastąpić w dowolnym momencie przed jej zakończeniem i wygaśnięciem mandatu, a w celu zachowania ciągłości osobowej powinno to nastąpić najpóźniej na Zwyczajnym Zgromadzeniu Wspólników zatwierdzającym sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy pełnionej funkcji przez członka zarządu. Odrębność występuje w spółce akcyjnej – tam powołanie na kolejną kadencję jest możliwe, jednak nie wcześniej niż na rok przed upływem bieżącej kadencji. 

Jeśli kadencja się zakończy i nie zostaną powołane nowe osoby w skład Zarządu, to w celu ochrony interesów spółki następuje „odnowienie” mandatu przy dalszym pełnieniu obowiązków członka zarządu, mimo braku pisemnej uchwały o „odnowieniu” mandatu. Warunkiem jest jednak, żeby osoba, której mandat powinien wygasnąć – z akceptacją wspólników – w dalszym ciągu, w niezmienny sposób prowadziła sprawy spółki i nie były podejmowane żadne działania mające zakończyć faktyczny zarząd spółką oraz zmierzające do wykreślenie dotychczasowego członka zarządu z KRS. Pogląd taki jest ugruntowany w doktrynie i orzecznictwie, co pozwala zabezpieczyć możliwość dalszego funkcjonowania spółki, niemniej nie należy nadużywać tego rozwiązania. Prawidłowe podjęcie uchwały powołującej daną osobę na kolejną kadencję pozwala uniknąć wątpliwości i ewentualnego podważania uprawnienia danej osoby do reprezentacji spółki. 

Uwaga – jeśli wspólnicy spółki zdecydują zmienić ogólną zasadę długości trwania kadencji, to konieczna jest zmiana umowy spółki (statutu) w drodze uchwały wspólników zawartej w protokole sporządzonym przez notariusza.  

Uchwała o przedłużeniu kadencji zarządu – jak ją prawidłowo przygotować? 

Przygotowanie uchwały o przedłużeniu kadencji zarządu nie jest trudne, ale wymaga dbałości o szczegóły i precyzyjnego sformułowania. 

• W pierwszej kolejności należy ustalić jaki organ jest uprawniony do powołania członków zarządu w danej spółce. Z reguły jest nim Zgromadzenie Wspólników, ale niekiedy uprawnienie to przyznaje się Radzie Nadzorczej.  
• Uchwała powinna zawierać wskazanie danych spółki, imienia, nazwiska i numeru PESEL osoby, której dotyczy.  
• W treści należy wskazać, że osoba ta jest powoływana w skład zarządu do pełnienia określonej funkcji na czas kolejnej kadencji.  
• Należy wyraźnie rozróżnić dwie kwestie: sama uchwała wchodzi w życie z dniem jej podjęcia, natomiast skutek w postaci rozpoczęcia nowej kadencji (a tym samym przedłużenia mandatu członka zarządu) następuje z dniem następującym po dniu odbycia zgromadzenia wspólników/akcjonariuszy zatwierdzającego sprawozdanie finansowe spółki za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji przez daną osobę. Należy jednak każdorazowo zweryfikować postanowienia umowy (lub statutu) spółki, ponieważ mogą one przewidywać inny moment wygaśnięcia mandatu. Sporządzając uchwałę, trzeba więc pamiętać o określeniu chwili wywarcia skutku przez tę uchwałę. 

Jeżeli nie masz pewności, jak sporządzić uchwałę – zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią. Pomożemy przygotować odpowiednie dokumenty i przeprowadzić całą procedurę sprawnie i bezproblemowo. 

Przedłużenie kadencji a zgłoszenie zmian do KRS – obowiązki formalne 

Jeśli wskutek przedłużenia kadencji dana osoba została powołana w skład zarządu do pełnienia tej samej funkcji co dotychczas, to nie jest potrzebne formalne zgłoszenie tego faktu do Krajowego Rejestru Przedsiębiorców (KRS). Wynika to z faktu, że wpis osób reprezentujących spółkę ma charakter deklaratoryjny, tzn. powołanie w skład zarządu ma co do zasady skutek z chwilą jego dokonania, a wpis do KRS jedynie potwierdza ten fakt.  

Możliwe jest jednak złożenie wniosku do KRS o przyjęcie uchwały do akt rejestrowych spółki, mimo że zmiana z niej wynikająca nie będzie ujawniana. Zapewni to przejrzystość przy analizie ciągłości składu zarządu, jednocześnie eliminując ewentualne wątpliwości, ponieważ akta rejestrowe są jawne i każdy może się z nimi zapoznać, bez wykazywania interesu prawnego. 

Należy uważać jeśli przedłużając kadencję zmieni się funkcja, jaką dana osoba będzie pełnić. Przykładowo z członka zarządu stanie się prezesem zarządu. W takiej sytuacji zmiana ta winna zostać obligatoryjnie zgłoszona do KRS ciągu 7 dni od dnia powzięcia uchwały, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Portal Rejestrów Sądowych (PRS) i za opłatą 350 zł. Jeśli spółka zgłasza tę zmianę samodzielnie, to w terminie 3 dni od dnia złożenia wniosku należy przesłać do sądu rejestrowego oryginały dokumentów stanowiących podstawę wpisu. 

Przygotowanie i złożenie wniosku zmianowego do KRS bywa skomplikowane, dlatego nasza kancelaria oferuje kompleksowe wsparcie przedsiębiorców, które pozwoli uniknąć błędów formalnych i zapewni sprawne przeprowadzenie całej procedury – https://kkplegal.pl/uslugi/biezaca-obsluga-przedsiebiorcow/.

Co, gdy mandat członka zarządu wygasa? Skutki i działania naprawcze 

Mandat członka zarząd wygasa wskutek śmierci, rezygnacji albo odwołania ze składu zarządu oraz – jak wyżej opisywano – z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. W przypadku wspólnej kadencji członków zarządu, ich mandat wygasa jednocześnie. 

Bezpośrednim skutkiem jest utrata prawa do reprezentacji spółki przez taką osobę, a co za tym jej działania po dniu wygaśnięcia mandatu są wadliwe, a najpoważniejszym możliwym skutkiem jest nawet ich nieważność.  

Co więcej, jeśli umowa spółki (statut) wymaga, aby zarząd był wieloosobowy to jeśli mandat jednego członka zarządu wygaśnie, to powstaje tzw. organ kadłubowy nieprawidłowo obsadzony, który nie może skutecznie działać. 

Aby naprawić taką sytuację, uprawniony organ powinien jak najszybciej uzupełnić skład zarządu i powołać nową osobę w jego skład lub tę samą osobę na kolejną kadencję. Jak wyżej opisano, jeśli osoba, która nie została powołana na kolejną kadencję dalej faktycznie pełni funkcję i jest to zaaprobowane przez wspólników, to przyjmuje się, że mandat został w ten sposób odnowiony. Niezależnie od tego, uchwała powinna zostać podjęta, aby uprawnienia takiej osoby nie były podważane przez osoby trzecie. 

Należy też pamiętać o niezwłocznym złożeniu wniosku o zmianę danych zarządu w KRS, jeśli mandat danej osoby wygaśnie i jej kadencja nie zostanie przedłużona. Tak długo jak jej dane będą widoczne w KRS, to obowiązuje domniemanie prawdziwości tych danych. Znaczy to, że jeśli taka nieuprawiona osoba zadziała w imieniu spółki to jeśli spółka wcześniej nie zgłosiła wniosku o zmianę danych zarządu w KRS – nie może kwestionować ich skuteczności wobec osób działających w dobrej wierze. 

Przedłużenie kadencji zarządu w stowarzyszeniu – jakie są różnice względem spółek? 

Przedłużenie kadencji zarządu w stowarzyszeniu nie różni się zasadniczo od procedur przewidzianych w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. 

Ustawa prawo o stowarzyszeniach nie wprowadza szczególnych wymogów w stosunku do zarządu, poza jego obligatoryjnym utworzeniem. Wszelkie kwestie dotyczące zarządu w stowarzyszeniu są regulowane postanowieniami statutu, więc jest to bardziej elastyczne niż w spółkach. W szczególności, aby uniknąć wątpliwości w toku funkcjonowania stowarzyszenia, należy w statucie określić okres kadencji, jak jest obliczana, kiedy wygasa mandat członka zarządu i czy przedłużenie kadencji jest dopuszczalne. 

Należy jednak pamiętać, że jeśli intencją jest ogólna zmiana długości kadencji, to należy zmienić treść statutu w drodze uchwały Walnego Zebrania Członków. 

Członków zarządu w stowarzyszeniu zasadniczo powołuje Walne Zebranie Członków (Delegatów) w drodze uchwały i przedłużenie kadencji zarządu powinno odbyć się również w drodze uchwały tego organu, a więc analogicznie jak w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. 

Przedłużenie kadencji członków zarządu to kwestia kluczowa dla zachowania ciągłości działalności spółki oraz budowania jej wiarygodności Należy monitorować upływ kadencji i z wyprzedzeniem dbać o prawidłowy skład zarządu, aby nie dopuścić do sytuacji, w której spółka pozostanie bez prawidłowo umocowanego organu. W takich momentach warto skorzystać z kompleksowej obsługi prawnej, która zapewni komfortowe i bezpieczne przeprowadzenie całej procedury.  

Aplikant adwokacki
Weronika Gwóźdź