Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma teleinformatyczna wprowadzona przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w jednolitym formacie. Każda faktura przesłana do systemu otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny, co zapewnia jej autentyczność i nienaruszalność.
Celem KSeF jest centralizacja i automatyzacja procesu fakturowania, zwiększenie bezpieczeństwa obrotu gospodarczego oraz dalsze uszczelnienie systemu podatkowego.
Terminy wdrożenia obowiązkowego KSeF
Wraz z podpisem nowelizacji ustawy o VAT ostatecznie zatwierdzono harmonogram wdrożenia systemu KSeF. Wejdzie on w życie w kilku etapach dla różnych podmiotów:
Skontaktuj się z nami!
Kontakt- od 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla dużych przedsiębiorców z obrotem powyżej 200 mln zł rocznie,
- od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych firm,
- od 1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla najmniejszych podmiotów (sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie)
Jeszcze przed wdrożeniem KSeF planowane jest udzielenie dostępu testowego dla rozwiązań technicznych systemu. Po 30 września 2025 r. będzie można testować interfejs API z KSeF 2.0 w sposób otwarty przez wszystkich integratorów i duże firmy. Od 1 listopada 2025 r. planowane jest udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Ma to na celu umożliwienie poznania rozwiązań i funkcjonalności systemu przez przedsiębiorców. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów, faktury wystawione w środowisku testowym KSeF 2.0 (interfejs API i Aplikacji Podatnika KSeF) nie będą wywoływały skutków prawnych.
Wyjątki i rozwiązania dodatkowe
Nie wszystkie dokumenty obejmie obowiązek KSeF. Faktury VAT RR (dla rolników ryczałtowych) pozostaną poza obligatoryjnym systemem, choć od kwietnia 2026 r. będzie można wystawiać je dobrowolnie.
Dodatkowo wprowadzono tzw. tryb „offline24”, który pozwala na wystawienie faktury i jej przesłanie do systemu następnego dnia – rozwiązanie przydatne w przypadku awarii Internetu lub problemów technicznych.
Korzyści z korzystania z KSeF
Dla przedsiębiorców KSeF oznacza szereg udogodnień:
- szybki dostęp do faktur w jednym miejscu,
- szybszy zwrot VAT – do 40 dni zamiast obecnych 60 dni,
- automatyzację procesów księgowych i mniejsze ryzyko błędów,
- transparentność obrotu gospodarczego,
- brak obowiązku archiwizowania faktur we własnym zakresie.
Dzięki temu firmy mogą usprawnić obieg dokumentów i skrócić czas rozliczeń, a także zminimalizować ryzyko sporów z organami podatkowymi.
Wyzwania dla firm
Wdrożenie KSeF wymaga zmian nie tylko w księgowości, ale także w innych działach przedsiębiorstwa. Konieczne jest m.in. ustalenie z kontrahentami, jakie dane będą zamieszczane na fakturach i jak będzie przebiegała wymiana dodatkowych dokumentów, które nie mogą być załączane w KSeF. Niezbędne jest także przygotowanie odpowiedniej infrastruktury technicznej i procedur związanych z wystawianiem i otrzymywaniem e-faktur.
Pod kątem praktycznym, wyzwaniem w szczególności dla podmiotów z branży budowlanej, telekomunikacyjnej czy energetycznej może być dołączanie załączników do faktur wystawianych w KSeF. Zgodnie z założeniami, w załącznikach będzie można zamieścić tylko określone dane, zgodne ze schemą, odnoszące się do elementów obowiązkowych faktury. Załącznik nie będzie mógł zawierać np. zakresu i specyfikacji czasu wykonanych prac czy protokołu odbioru, a dodatkowo aby skorzystać z możliwości przesłania do KSeF załącznika, trzeba będzie wcześniej zgłosić taki zamiar w usłudze e-Urząd Skarbowy. Zgłoszenia te będzie można składać od 1 stycznia 2026 r., a szczegółowe warunki zostaną określone w rozporządzeniu do ustawy.
Pierwsze interpretacje
Co interesujące, mimo że regulacje dot. KSeF (art. 106ga i następne ustawy o VAT) nie weszły jeszcze w życie, podatnicy już występowali z wnioskami o wydanie interpretacji indywidualnych w tym zakresie. Z ciekawszych stanowisk Dyrektora KIS, np. w interpretacji z dnia 4 marca 2025 r. o sygn.: 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA, organ potwierdził prawidłowość stanowiska wnioskodawcy, że będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur zakupowych wystawionych przez dostawców poza KSeF, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające do odliczenia.
W innym piśmie z dnia 1 czerwca 2024 r., o sygn.: 0112-KDIL1-3.4012.126.2024.1.KK Dyrektor KIS wskazał, że prawidłowe opatrzenie zwizualizowanej faktury kodem weryfikującym stanowi potwierdzenie, że wystawca faktury dopełnił obowiązku uwierzytelnienia w KSeF, co daje gwarancje dla nabywcy w zakresie tożsamości dokumentu po wprowadzeniu do KSeF. Konieczne jest jednak, aby informacje zawarte w wizualizacji nie zaburzały w jakimkolwiek stopniu czytelności dokumentu.
Okres przejściowy i wsparcie dla podatników
Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że do końca 2026 r. obowiązywać będzie okres przejściowy – bez kar za błędy w fakturowaniu w KSeF oraz z możliwością dalszego korzystania z kas rejestrujących. W tym czasie administracja skarbowa będzie prowadzić działania edukacyjne w ramach cyklu szkoleń stacjonarnych i on-line „Środy z KSeF”, które będą organizowane przez resort od 24 września do połowy grudnia 2025 r.
W piątek, 19 września 2025 r., Ministerstwo Finansów opublikowało podręcznik korzystania z KSeF. Podręcznik KSeF 2.0 składa się z czterech części, w ramach których zostały poruszone takie zagadnienia jak m. in.: metody uwierzytelnienia w systemie oraz szczegółowe wyjaśnienia dotyczące istniejącego w KSeF modelu uprawnień, aspekty techniczne związane z wysyłką faktur do KSeF 2.0, przesyłanie faktur w trybie offline czy procedura samofakturowania.
Jak przygotować firmę do KSeF?
Mimo odroczenia terminu wejścia w życie KSeF, firmy już teraz powinny zacząć przygotowania do pełnego wdrożenia systemu e-fakturowania, aby mieć czas na wdrożenie odpowiednich rozwiązań. Aby uniknąć problemów po 1 lutego i 1 kwietnia 2026 r., warto rozpocząć przygotowania już teraz:
- Analiza procesów – sprawdź, które procedury wymagają dostosowania do nowych wymogów.
- Integracja systemów IT – upewnij się, że program księgowy jest zgodny z KSeF 2.0.
- Szkolenia dla pracowników – zapoznaj z systemem osoby odpowiedzialne za fakturowanie i księgowość.
- Testy w środowisku KSeF – korzystaj z udostępnionych narzędzi testowych, aby sprawdzić poprawność procesów
- Współpraca z doradcą podatkowym – profesjonalne wsparcie pomoże ograniczyć ryzyko błędów i zoptymalizować procesy.
Podsumowanie
KSeF to największa od lat zmiana w fakturowaniu, która już w 2026 roku stanie się obowiązkiem dla wszystkich przedsiębiorców. Choć system niesie ze sobą wyzwania organizacyjne i techniczne, to jednocześnie zapewnia liczne korzyści – od automatyzacji księgowości po większe bezpieczeństwo danych. Warto rozpocząć przygotowania z odpowiednim wyprzedzeniem, by uniknąć chaosu i skorzystać z ułatwień, jakie niesie cyfryzacja rozliczeń podatkowych
Jakub Pacan
Doradca Podatkowy
