Rozmowę o umowie outsourcingu – jej wadach, zaletach i wyzwaniach, które stoją przed stronami chcącymi ją zawrzeć- trzeba rozpocząć od zdefiniowania pojęcia outsourcing. Outsourcing, to wyłączenie ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa pewnych funkcji i przekazanie ich do realizacji wyspecjalizowanym firmom. Najczęściej spotykany outsourcing usług, który najpewniej każdy z nas spotyka, to outsourcing usług sprzątających, ochroniarskich, czy kadrowo-księgowych. Czasami outsourcuje się usługi osobie działającej jako przedsiębiorca, a czasami większym organizacjom.
Pojęcie outsourcingu nie zostało zdefiniowane w żadnym polskim akcie prawnym. W związku z tym świadczenie usług zazwyczaj odbywa się w ramach umów o współpracę pomiędzy przedsiębiorcami, które to umowy zawierają w sobie wiele elementów klasycznego zlecenia. Przedsiębiorcy, współpracujący w ramach outsourcingu, rozliczają się na podstawie przepracowanych przez zespół outsourcera godzin albo z osiągniętych efektów działań. Outsourcer samodzielnie realizuje powierzone mu procesy oraz kompleksowo zarządza powierzoną mu działalnością i to właśnie niezależność jest bardzo istotnym aspektem, o który należy zadbać, aby uniknąć zarzutów o pozorność outsourcingu.
Czym charakteryzuje się profesjonalna umowa outsourcingu procesowego?
Jak zatem wydzielić i podzlecić procesy w swoim przedsiębiorstwie prawidłowo? Bezpieczny outsourcing B2B polega na powierzeniu przez przedsiębiorcę innemu przedsiębiorcy realizacji częściowo lub w całości określonych procesów (w tym także etapów produkcyjnych) oraz umożliwieniu zarządzania powierzonym fragmentem działalności samodzielnie i niezależnie, oczywiście z możliwością końcowego rozliczenia działań, ale bez bieżącego kierowania poleceń przez personel zleceniodawcy. Bardzo istotne jest także to, że w tym układzie zleceniodawca nie zawiera umów z pracownikami outsourcera i nie ingeruje w jego stosunki prawnopracownicze lub cywilnoprawne. Kluczową cechą outsourcingu jest samodzielność podwykonawcy, a więc fakt, że zleceniobiorca bezpośrednio zarządza swoim zespołem tj. wyznaczył w ramach zespołu bezpośredniego przełożonego (kierownika zespołu), sam ustala procedury działania, szkoli personel itd. Warto zaznaczyć, że jak wynika z mojego doświadczenia, w praktyce organów administracyjnych zdarza się podnoszenie pozorności outsourcingu z uwagi na wykonywanie usługi w siedzibie zleceniodawcy. Jestem przekonana, że takie generalne twierdzenie jest zbyt daleko idące – szczególnie w odniesieniu do usług, które ze swej istoty muszą być wyświadczone u zleceniodawcy (jak np. sprzątanie czy prace na jego konkretnym sprzęcie). Żaden przepis prawa nie ustanawia domniemania, że miejsce wykonywania usługi przekłada się na wygenerowanie dodatkowego stosunku prawnego, poza tym ustalonym przez strony. Innymi słowy – pracownicy outsourcera świadczą usługi na jego rzecz, a nie na rzecz kontrahenta outsourcera, nawet jeżeli przebywają w siedzibie kontrahenta w związku z charakterem usługi.
Skontaktuj się z nami!
KontaktJak w outsourcingu oddzielić usługi B2B od stosunku pracy?
Ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych w art. 8 zakazuje wykonywania przez pracowników tymczasowych pracy szczególnie niebezpiecznej, pracy na stanowisku pracownika strajkującego, czy wymagającej uzbrojenia pracownika ochrony w broń palną bojową lub przedmioty przeznaczone do obezwładniania osób za pomocą energii elektrycznej, których posiadanie wymaga uzyskania pozwolenia. Z założenia więc takie prace wykonywane są albo przez zespół zleceniodawcy, albo poprzez ich wyoutsourcowanie podmiotowi trzeciemu. Od sposobu, w jaki zorganizowane jest świadczenie usług u podwykonawcy zależy to, czy zatrudnia on pracowników w oparciu o umowę o pracę, czy też zleca usługi w ramach umów zlecenia. Jak więc ocenić należy relację outsourcing, a prawo pracy? Nie wykluczają się i przy mądrym ułożeniu relacji nie muszą stać ze sobą w sprzeczności. Oczywiście mając na uwadze zmiany w uprawnieniach Państwowej Inspekcji Pracy, które weszły w życie na początku lipca (pisaliśmy o tym: https://kkplegal.pl/nowe-uprawnienia-pip-od-lipca-jak-zabezpieczyc-umowy-w-swojej-firmie/ ) należy zachować ostrożność i umowy przygotowywać starannie, a co najistotniejsze – w sposób odzwierciedlający rzeczywisty stan. Nawet najlepiej napisana umowa nie uchroni przed ustaleniem stosunku pracy jeżeli PIP lub sąd zidentyfikuje duże nagromadzenie cech stosunku pracy w relacji pozornie cywilnoprawnej.
Dlaczego w outsourcingu zaleca się rozliczenia w oparciu o SLA?
SLA to skrót of Service Level Agreement, czyli porozumienie o gwarantowanym poziomie usług. Rozliczenia w oparciu o SLA (Service Level Agreement). Takie porozumienie precyzuje zasady współpracy z podwykonawcą i wymagania zleceniodawcy. Zawarcie porozumienia pozwala powiązać wynagrodzenie podwykonawcy z mierzalnymi, obiektywnymi parametrami jakości i dostępności usług (np. czas reakcji, czas usunięcia awarii, wskaźniki dostępności, poziom błędów). Dodatkowo takie rozwiązanie premiuje rozliczenie z efektu, a nie za czas pracy, co ponad wątpliwość wzmacnia biznesowy charakter współpracy B2B stron i ogranicza ryzyko zakwalifikowania jej jako pozorny stosunek pracy. Zatem SLA w umowie B2B może być dobrym sposobem na pokazanie, że wynagrodzenie powiązane jest z czymś więcej poza poświęconym czasem. Postanowienia porozumienia o gwarantowanym poziomie usług mogą też wiązać się z dodatkowymi korzyściami dla zleceniodawcy – ułatwiają egzekwowanie należnej jakości świadczeń dzięki precyzyjnie opisanym poziomom usług i mechanizmom sankcji (np. kary umowne, rabaty, obowiązek usunięcia nieprawidłowości w określonym terminie). Postanowienia porozumienia wspierać będą zarządzanie ryzykiem operacyjnym i prawnym – w oparciu o nie łatwiej wykazać, że podwykonawca ponosi odpowiedzialność za rezultat i organizację pracy swojego zespołu. W konsekwencji, jeżeli z winy pracownika podwykonawcy wystąpi szkoda w majątku zleceniodawcy to nie będzie podlegać wątpliwości, że powinna być ona pokryta z polisy podwykonawcy (inaczej sprawa miałaby się przy pracy tymczasowej).
Co sprawdza audyt prawny umów outsourcingowych ?
Audyt umów outsourcingowych sprawdza przede wszystkim, czy nie mają one cech pozorności – czy w rzeczywistości nie mamy do czynienia ze stosunkiem pracy między zleceniodawcą, a zleceniobiorcą lub pracownikami zleceniobiorcy, albo czy nie mamy do czynienia z dysymulowaną pracą tymczasową. Dla oceny umów w ramach audytu istotne znaczenie ma samodzielność podwykonawcy. Jak wspominałam, przy „prawdziwym” outsourcingu najczęściej będziemy mieli do czynienia z rozliczaniem podwykonawcy z efektu prac i nawet jeżeli wypłata wynagrodzenia uwzględnia iloczyn podzleconych godzin usług, to jednak równie istotna jak ich ilość będzie jakość, co nie miałoby wpływu na wysokość wynagrodzenia przy pracy tymczasowej. Dodatkowo zawsze, kiedy ryzyko przestoju lub wad jest przerzucone na zleceniobiorcę – organy będą bardziej skłonne przyjąć, że mamy do czynienia z rzeczywistym, a nie pozornym outsourcingiem.
Jak chronić interesy podwykonawcy i zamawiającego w umowie B2B?
Kiedy możemy zatem mówić o bezpiecznym outsourcingu B2B? Wtedy, kiedy treść umowy odpowiada przepisom prawa, ale co istotniejsze – kiedy fakty realnie idą za tym w jaki sposób stosunek prawny ukształtowano w umowie. Rolą doświadczonego prawnika jest to, żeby połączyć prawidłowy nadzór nad podwykonawcą z zapewnieniem swobody samodzielnego wykonywania zlecenia przez podwykonawcę. Konieczne jest takie wykorzystanie narzędzi presji np. kar umownych, żeby nawet w ramach samodzielnie zarządzanych procesów podwykonawca osiągnął efekty wynikające z umowy lub porozumienia o gwarantowanym poziomie usług. Z perspektywy podwykonawcy dbałość o interesy oznacza przede wszystkim zarządzanie ryzykiem prawnym w HR – należy korzystać z narzędzi legalnych i dostępnych prawnie, jednak w taki sposób, żeby nie narazić firmy na ryzyko kar administracyjnych, czy konieczności uregulowania zaległych składek na ubezpieczenia społeczne. Kancelaria KKP od niemal 20 lat świadczy usługi na rzecz przedsiębiorców i zetknęliśmy się już chyba z wszystkimi dostępnymi na rynku formami powierzania zadań podwykonawcom, zatem warto skorzystać z naszego doświadczenia. Więcej informacji o tym jak obsługujemy przedsiębiorców znajdziesz na stronie https://kkplegal.pl/uslugi/biezaca-obsluga-przedsiebiorcow/.
Partner, radca prawny
