Kary umowne i odsetki a zabezpieczenie należytego wykonania umowy – co warto wiedzieć?

Kary umowne i odsetki – kiedy wierzyciel może dochodzić dodatkowych należności?

Kara umowna jest szczególną formą zastrzeżenia umownego uregulowaną w przepisach art. 483–484 Kodeksu cywilnego, która łączy w sobie elementy kompensacyjne, represyjne i prewencyjne.

Z jednej strony służy ona naprawieniu szkody, która może powstać w wyniku niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, z drugiej — motywuje wykonawcę do należytego wykonania zobowiązania przez zagrożenie sankcją finansową.

Główną funkcją kary umownej jest ułatwienie uprawnionemu dochodzenia swoistego rodzaju rekompensaty za naruszenie umowy.

Istota kary umownej polega na tym, że strony określają wysokość świadczenia należnego uprawnionemu w razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania przez podmiot zobowiązany, co eliminuje konieczność wykazywania przez uprawnionego zarówno faktu poniesienia szkody, jak i jej wysokości. Podkreślić należy, że kara umowna może być zastrzeżona wyłącznie w odniesieniu do zobowiązań o charakterze niepieniężnym.

Kara umowna stanowi zryczałtowane odszkodowanie, które ma zastąpić odszkodowanie należne na zasadach ogólnych. Oznacza to, że co do zasady uprawniony nie może dochodzić jednocześnie kary umownej i dodatkowo odszkodowania na zasadach ogólnych za to samo naruszenie umowy, chyba że strony wyraźnie zastrzegły możliwość dochodzenia odszkodowania uzupełniającego.

Warto również zwrócić uwagę, że podmiot zobowiązany nie może bez zgody uprawnionego zwolnić się z zobowiązania poprzez zapłatę kary umownej.

Przy analizie zagadnienia kary umownej należy zwrócić uwagę na kwestię miarkowania, która stanowi jeden z mechanizmów ochronnych dłużnika. Przepis art. 484 k.c. określa dwie odrębne przesłanki miarkowania kary umownej:

1. Wykonanie zobowiązania w znacznej części – ma zastosowanie wtedy, gdy dłużnik wypełnił istotny zakres świadczenia, tj. zobowiązanie zostało wykonane w znacznej części bądź spełnia kryterium przydatności dla wierzyciela.
2. Rażące wygórowanie kary – kara umowna jest rażąco wygórowana, gdy zachodzi rażąca dysproporcja między jej wysokością a godnym ochrony interesem wierzyciela. Ocena rażącego wygórowania powinna uwzględniać całokształt okoliczności danej sytuacji, w tym stosunek kary umownej do wysokości szkody poniesionej przez wierzyciela, wartość świadczenia (przedmiotu umowy) oraz stopień zawinienia dłużnika.

Zastosowanie miarkowania kary umownej może być dokonane na wniosek zobowiązanego. Miarkowanie stanowi element tzw. prawa sędziowskiego. Sąd dysponuje pewnym zakresem uznania co do sposobu rozstrzygnięcia, jednakże uzasadnienie decyzji dotyczącej miarkowania kary umownej powinno odnosić się do kryteriów naliczenia kary umownej oraz wyjaśniać, dlaczego kara umowna w zmienionej wysokości odpowiada celowi, w jakim została ustanowiona przez strony w umowie.

Po spełnieniu przesłanek do nałożenia kary umownej uprawniony może skorzystać z przysługującego mu prawa i dokonać naliczenia kary umownej, czego wyrazem powinno być oświadczenie skierowane do zobowiązanego wraz z wezwaniem do zapłaty.

Pomimo że kara umowna zabezpiecza zobowiązanie niepieniężne, to z chwilą jej naliczenia stanowi ona zobowiązanie pieniężne, od którego należą się odsetki w przypadku nieterminowej zapłaty.

Kwestia wymagalności należności obejmującej karę umowną ma istotne znaczenie, bowiem od dnia wymagalności zobowiązany (dłużnik) pozostaje w opóźnieniu, a uprawniony (wierzyciel) może rozpocząć naliczanie odsetek.

Zgodnie z art. 481 § 1 Kodeksu cywilnego, w sytuacji, w której dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

Zasady naliczania odsetek od kary umownej

Kara umowna ma postać świadczenia pieniężnego, dlatego gdy zobowiązanie dłużnika do zapłaty tej kary stanie się wymagalne, a dłużnik opóźni się ze spełnieniem świadczenia, możliwe jest naliczanie odsetek.

Kwestia wymagalności kary umownej i sposobu, w jaki liczy się odsetki od kary umownej, przedstawia się następująco:

1. Jeśli umowa określa termin zapłaty kary umownej – odsetki liczy się od dnia następującego po tym terminie.
2. Jeśli umowa nie określa terminu zapłaty kary umownej – zobowiązanie do zapłaty kary umownej ma charakter bezterminowy i staje się wymagalne dopiero po wezwaniu dłużnika do jego wykonania. Oznacza to, że dłużnik zobowiązany jest zapłacić karę umowną po wezwaniu go przez wierzyciela w wyznaczonym w wezwaniu terminie.

Odsetki ustawowe od kary umownej i odsetki w transakcjach handlowych

Jeżeli kara umowna staje się wymagalna, a zobowiązany nie płaci jej w terminie, wówczas należy ustalić, jakie odsetki naliczyć od kary umownej, tj. w jakiej wysokości odsetki należą się wierzycielowi.

W przypadku braku odmiennych postanowień umownych, w sytuacji nieterminowego spełnienia świadczenia pieniężnego, uprawnionemu przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie. Zgodnie z art. 481 § 2 Kodeksu cywilnego wysokość odsetek ustawowych za opóźnienie stanowi suma stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego i 5,5 punktu procentowego.

Strony mogą ustalić w umowie inną, wyższą wysokość odsetek mających zastosowanie do należności wynikających z umowy, w tym kar umownych, które mogą pełnić funkcję odsetek karnych za nieterminową realizację umowy.

W przypadku gdy w umowie zastrzeżono odsetki umowne, należy uwzględnić maksymalną granicę wysokości odsetek wynikającą z art. 359 § 2¹ Kodeksu cywilnego – w takim przypadku maksymalna wysokość odsetek ustalonych w umowie przez strony nie może przekroczyć dwukrotności odsetek ustawowych za opóźnienie w stosunku rocznym. Postanowienie umowne przewidujące odsetki w wysokości wyższej niż odsetki maksymalne z art. 359 § 2¹ k.c. skutkuje koniecznością obniżenia wysokości odsetek określonych przez strony do odsetek maksymalnych ustawowych.

W transakcjach handlowych występują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych wynikające z ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, które stosuje się do wynagrodzenia obejmującego odpłatną dostawę towarów lub odpłatne świadczenie usług w ramach działalności gospodarczej. Definicja transakcji handlowej i związanych z nią odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych nie obejmuje wszystkich roszczeń, które powstają w związku z realizacją umowy dotyczącej transakcji handlowej.

Kara umowna nie stanowi transakcji handlowej, lecz jest sankcją umowną, dlatego też do zobowiązania pieniężnego obejmującego karę umowną nie stosuje się odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych. Odsetki od świadczenia w postaci kary umownej naliczonej na podstawie umowy obejmującej transakcję handlową powinny zostać ustalone w wysokości wynikającej z postanowień umowy przewidujących wysokość odsetek dla roszczeń z tytułu kar umownych, a przy braku zapisów umownych należą się odsetki ustawowe za opóźnienie.

Zabezpieczenie należytego wykonania umowy

Zabezpieczenie należytego wykonania umowy jest instytucją prawa cywilnego, która znalazła szczególną regulację w przepisach dotyczących zamówień publicznych. W stosunkach prywatnoprawnych instytucja ta funkcjonuje na podstawie zasady swobody umów wyrażonej w art. 353¹ k.c., natomiast w zamówieniach publicznych podlega szczegółowej regulacji ustawowej (art. 449–453 ustawy Prawo zamówień publicznych) mającej na celu ochronę interesu publicznego i zapewnienie prawidłowego wydatkowania środków publicznych.

Żądanie zabezpieczenia jest fakultatywną decyzją zamawiającego podejmowaną w oparciu o ocenę ryzyka związanego z realizacją konkretnego zamówienia. Zamawiający powinien w sposób racjonalny korzystać z tego uprawnienia, uwzględniając zarówno ochronę interesu publicznego, jak i zasadę proporcjonalności oraz niedyskryminacji wykonawców.

Prawo zamówień publicznych wymienia pięć podstawowych form zabezpieczenia oraz trzy dodatkowe formy, które mogą być wniesione jedynie za zgodą zamawiającego. Do podstawowych form zabezpieczenia należą: pieniądz, poręczenia bankowe lub poręczenia spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, gwarancje bankowe, gwarancje ubezpieczeniowe oraz poręczenia udzielane przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. Natomiast do form dodatkowych zabezpieczenia należą: weksle z poręczeniem wekslowym banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, zastaw na papierach wartościowych emitowanych przez Skarb Państwa lub jednostkę samorządu terytorialnego oraz zastaw rejestrowy.

Zabezpieczenie wnosi się co do zasady przed zawarciem umowy, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej lub zamawiający określi inny termin w dokumentach zamówienia.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami Prawa zamówień publicznych wysokość zabezpieczenia należytego wykonania umowy jest ściśle określona i uzależniona od oceny ryzyka związanego z realizacją zamówienia. Wysokość zabezpieczenia co do zasady nie może przekraczać 5% ceny całkowitej podanej w ofercie. Zabezpieczenie można ustalić w wysokości większej, jednak nie więcej niż 10% ceny całkowitej, jeżeli jest to uzasadnione przedmiotem zamówienia lub wystąpieniem ryzyka związanego z realizacją zamówienia, co zamawiający powinien wskazać w SWZ lub innych dokumentach zamówienia.

W stosunkach prywatnoprawnych strony mają znacznie większą swobodę w kształtowaniu postanowień dotyczących zabezpieczenia: mogą ustalić dowolną jego wysokość oraz stosować dowolne formy zabezpieczenia, swobodnie kształtując zasady realizacji i zwrotu, a także łączyć zabezpieczenie z innymi instrumentami ochrony podmiotu uprawnionego z tytułu ustanowienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Zabezpieczenie należytego wykonania umowy a kary umowne i odsetki

Zabezpieczenie należytego wykonania umowy pełni istotną funkcję z perspektywy ochrony interesów uprawnionego, stanowi bowiem rodzaj kaucji wnoszonej przez zobowiązanego jako zabezpieczenie prawidłowego wykonania umowy, która ma umożliwić uprawnionemu zaspokojenie jego roszczeń wynikłych z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, bez konieczności występowania na drogę sądową.

Funkcją zabezpieczenia należytego wykonania umowy w zamówieniach publicznych jest zagwarantowanie zamawiającemu wobec wykonawcy, wykonawcy wobec podwykonawcy lub podwykonawcy wobec dalszego podwykonawcy, co najmniej częściowego (czyli do osiągnięcia umownego limitu) pokrycia roszczeń wynikających z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.

Podmiot uprawniony może pokryć środkami z zabezpieczenia należytego wykonania umowy należności, których dochodzenie jest dozwolone przepisami prawa lub postanowieniami umowy, jako sposób naprawienia szkody spowodowanej niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zamówienia, w tym również zastrzeżonej kary umownej i odsetek.

Realizacja zabezpieczenia należytego wykonania umowy polega na zatrzymaniu wniesionej przez podmiot zobowiązany sumy pieniężnej na pokrycie roszczeń uprawnionego, a w przypadku udzielenia poręczenia lub ustanowienia gwarancji — na skierowaniu żądania zapłaty do gwaranta.

Ustanowienie przez zobowiązanego zabezpieczenia należytego wykonania umowy zmienia klasyczny schemat egzekwowania roszczeń od drugiej strony – uprawniony uzyskuje możliwość zaspokojenia roszczenia o zapłatę kary umownej oraz odsetek mocą własnej decyzji, a konieczność wytoczenia ewentualnego sporu w zakresie kwestionowania zasadności kar umownych będzie obciążała zobowiązanego.

Najczęstsze błędy przy dochodzeniu kar umownych i odsetek

Zagadnienie prawidłowego formułowania postanowień kontraktowych dotyczących kar umownych, sposobu ich naliczania oraz odsetek jest kluczowe z perspektywy skutecznego dochodzenia roszczeń. Dlatego też należy podkreślić kilka istotnych kwestii:

1. Zastrzeżenie kary umownej wyłącznie za zobowiązanie niepieniężne

Karę umowną można zastrzec tylko za niewykonanie zobowiązania niepieniężnego. W zakresie zobowiązań pieniężnych niedopuszczalne jest zastrzeżenie kary umownej, ponieważ postanowienie takie pozostaje w wyraźnej sprzeczności z art. 483 § 1 k.c. i jako takie byłoby bezwzględnie nieważne.

2. Niedopuszczalna kumulacja kar (za opóźnienie lub zwłokę i dodatkowo za odstąpienie od umowy) 

Roszczenie o zapłatę kary umownej na wypadek zwłoki lub opóźnienia co do zasady nie przysługuje stronie odstępującej od umowy wzajemnej, jeżeli w umowie zastrzeżono kary umowne odrębnie za zwłokę/opóźnienie oraz za odstąpienie od umowy. Kumulacja kar mogłaby nastąpić jedynie w przypadku wyraźnych zapisów umowy dopuszczających możliwość ich kumulatywnego naliczenia.

3. Dochodzenie zapłaty odszkodowania ponad karę umowną bez podstawy umownej

Żądanie odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary umownej nie jest dopuszczalne, chyba że strony inaczej postanowiły. W praktyce oznacza to, że jeżeli w treści umowy nie zawarto zastrzeżenia przewidującego możliwość odszkodowania przewyższającego wysokość ustalonych kar, żądanie takie zostanie uznane za niezasadne.

4. Nieprecyzyjne zapisy — brak jednoznacznego określenia przesłanek naliczenia kary umownej

Niewłaściwie skonstruowany zapis dotyczący kary umownej może uniemożliwić wierzycielowi jej dochodzenie, a dłużnikowi pozwolić uniknąć konsekwencji niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. Brak jednoznacznego określenia sytuacji, w których kara się należy, brak doprecyzowania pojęć zwłoki i opóźnienia, brak określenia sumy pieniężnej czy tzw. mnożnika określającego precyzyjne reguły naliczenia kary umownej może spowodować bezskuteczność postanowienia umownego.

5. Błędy w formułowaniu kary umownej za zwłokę lub opóźnienie

Istnieje istotna różnica między karą za opóźnienie a karą za zwłokę. Kara umowna za zwłokę wymaga winy wykonawcy. Kara umowna za opóźnienie nie wymaga wykazania winy w nieterminowym wykonaniu zobowiązania, jednakże w tym przypadku należy jednoznacznie wskazać w umowie dodatkowe przesłanki odpowiedzialności dłużnika. Z tej perspektywy istotna jest regulacja art. 471 k.c., zgodnie z którą dłużnik może uwolnić się od odpowiedzialności, gdy wykaże, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania jest następstwem okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności.

6. Błędne naliczenie odsetek

Przy odsetkach warto pamiętać o limicie maksymalnym: przy ustalaniu w umowie wysokości odsetek za opóźnienie ich maksymalna wysokość nie może w stosunku rocznym przekraczać dwukrotności wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie.

Adam Kawka

Radca prawny