Sprawdzenie umowy – kiedy warto wykonać audyt umów i co może wykryć? 

Sprawdzenie umowy pod względem formalnoprawnym obejmuje analizę umowy przede wszystkim pod kątem zgodności jej postanowień z przepisami prawa. Kompleksowy audyt umowy zawiera szerszą ocenę związaną z zabezpieczeniem interesów strony lub stron, skuteczności postanowień umowy i ewentualnie sugestię modyfikacji celem dostosowania zapisów do celu, jaki przyświecał stronom przy ustalaniu warunków kontraktu. 

W przypadku analizy umowy, która została już zawarta i jest wykonywana bądź też upłynął termin jej wykonania, audyt może obejmować ocenę przyjętych przez strony postanowień umowy, ich skutków, możliwości podejmowania działań związanych z realizacją uprawnień stron wynikających z zapisów umowy. A także ustalenia sposobu rozwiązania umowy i ewentualnie związanych z tym ryzyk. 

Proces związany z audytem umowy obejmuje kilka etapów: 

• zbieranie danych tj. oprócz samego zapoznania się z treścią umowy, także przegląd dokumentacji źródłowej stanowiącej podstawę sporządzenia umowy;
• analiza prawna i identyfikacja ryzyk – weryfikacja pod kątem zgodności postanowień umowy z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa oraz wskazanie realnych czy potencjalnych ryzyk dla interesów stron umowy;
• raport z wnioskami, oceną ryzyk i rekomendacjami zmian – podsumowanie przeprowadzonego audytu zawierającego wnioski końcowe, ocena przedstawiająca skutki zidentyfikowanych ryzyk wraz z proponowanymi zmianami postanowień umowy – w przypadku gdy umowa nie została jeszcze zawarta strony mogą zmodyfikować zapisy projektowanej umowy. Natomiast w przypadku już zawartej umowy audyt może być podstawą do negocjacji jej postanowień i zawarcia aneksu, porozumienia zmieniającego. 

Audyt umowy warto przeprowadzić zawsze wtedy, gdy zamierzeniem przynajmniej jednej ze stron umowy jest chęć zminimalizowania ryzyka prawnego oraz finansowego związanego 
z możliwością zawarcia w umowie postanowień sprzecznych z przepisami prawa, które w konsekwencji tego mogą być uznane za nieważne czy bezskuteczne. Ryzyko finansowe wiąże się z brakiem należytego zabezpieczenia interesów strony umowy np. w przypadku naruszenia warunków umowy czy braku wykonania umowy przez kontrahenta, co może prowadzić do negatywnych skutków finansowych. W takiej sytuacji audyt postanowień umowy pozwoli ocenić przykładowo możliwość naliczenia kar umownych czy dochodzenia odszkodowania od kontrahenta, w tym szanse uzyskania korzystnego rozstrzygnięcia sprawy przez sąd. W przypadku sporu z kontrahentem audyt umożliwi ustalenie podstaw do prowadzenia negocjacji pomiędzy stronami ewentualnie wystąpienia przesłanek do rozwiązania umowy.

Istotnym jest zabezpieczenie interesów wszystkich stron umowy. W sytuacji, w której treść umowy przygotowana jest przez jedną stronę bez konsultacji z kontrahentem wówczas istnieje ryzyko naruszenia równowagi kontraktowej poprzez zapisy zawierające istotne dysproporcje w ukształtowaniu praw i obowiązków stron prowadzące do znaczącego, a przy tym nieuzasadnionego uprzywilejowania jednej ze stron, czy też przewidujące liczne sankcje (np. kary umowne) związane z niewykonaniem obowiązków tylko przez jedną ze stron umowy.  

Audyt umów może pozwolić na wykrycie sprzeczności postanowień z przepisami prawa, wady prawne umowy, identyfikację związanych z tym ryzyk prawnych, jak również finansowych wiążących się z niewłaściwym zabezpieczeniem interesów stron. 

Jako przykładowe audyty umowne można wymienić: 

1. audyt umowy kredytu hipotecznego – obejmuje analizę prawną i finansową dokumentów pod względem ustalenia ewentualnych klauzul niedozwolonych (abuzywnych). Pozwala zweryfikować prawidłowość skonstruowania warunków kredytowania, oprocentowanie, prowizje, opłaty dodatkowe, opłaty i warunki wcześniejszej spłaty, co może pozwolić na odzyskanie kosztów lub unieważnienie umowy; 
2. audyt umowy deweloperskiej – dotyczy kwestii związanych z weryfikacją dewelopera i nieruchomości, analizę zgodności prospektu informacyjnego z zapisami umowy, postanowień dotyczących kar umownych oraz ewentualnego występowania klauzul niedozwolonych;
3. audyt umowy przedwstępnej – zawiera sprawdzenie istotnych postanowień związanych z zabezpieczeniem interesów stron (zbywcy i nabywcy), określeniem przedmiotu umowy, terminów, ceny, postanowień dotyczących zaliczki/zadatku, kar umownych;
4. audyt umowy o pracę – weryfikacja umowy pod względem zgodności z przepisami Kodeksu pracy, zabezpieczenie interesów pracownika lub pracodawcy, analizę zapisów dotyczących zakresu obowiązków, wymiaru czasu pracy, zakazu konkurencji, klauzul poufności. 

Przeprowadzenie kompleksowego audytu umów zawartych przez danego przedsiębiorcę jest szczególnie zalecane i praktykowane w przypadku transakcji prowadzących do zmian właścicielskich, kapitałowych w spółkach, czyli sprzedaży udziałów w spółce, fuzjach i przejęciach spółek. Przy tego typu transakcjach inwestor powinien mieć wiedzę o realnych zobowiązaniach i ryzykach wynikających z zawartych kontraktów. 

Audyt wzorców umów w przedsiębiorstwie powinien być przeprowadzany cyklicznie w celu dostosowania do zmian w prawie dla zachowania zgodności z przepisami. Wejście w życie nowych regulacji prawnych wymaga dostosowania zapisów w umowach. W tym względzie rekomenduje się przeprowadzanie audytów umów co najmniej raz w roku dla utrzymania standardów bezpieczeństwa prawnego i finansowego. 

Zainteresowanie kontrahentów w prawidłowym skonstruowaniu umowy to istotny element zarządzania ryzykiem. Dobrze przygotowana umowa zabezpiecza interesy stron, co może przełożyć się na wymierne skutki finansowe poprzez optymalizację kosztów prowadzenia biznesu i osiągnięcie zakładanego zysku. Chcesz zapoznać się z naszymi usługami? Wejdź na: https://kkplegal.pl/uslugi/biezaca-obsluga-przedsiebiorcow/.

Adam Kawka

Radca prawny