Zgodnie z art. 167 § 2 kodeksu spółek handlowych jednocześnie ze zgłoszeniem wniosku o wpis spółki z ograniczoną odpowiedzialnością do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego należy złożyć podpisaną przez wszystkich członków zarządu listę wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich. Jest więc do załącznik obowiązkowy. Ponadto listę wspólników należy dołączyć do wniosku o zmianę wpisu w rejestrze przedsiębiorców KRS, o ile zmiana dotyczy danych zawartych w liście wspólników – np. zmiana nazwiska wspólnika.
Wskazany przepis, pomimo pozornej jasności, w praktyce może poważnie utrudnić prowadzenie działalności gospodarczej przez spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Referendarze sądowi orzekający w sądach rejestrowych odmiennie interpretują bowiem pojęcie „lista wspólników” udzielając różnej odpowiedzi na pytanie czy lista wspólników musi stanowić jeden dokument (w rozumieniu jednej kartki papieru) podpisany przez wszystkich członków zarządu, czy też może mieć postać kilku dokumentów (kartek papieru) o identycznej treści, podpisanych osobno przez każdego z członków zarządu.
W przypadku spółek z o.o. o „lokalnym” składzie zarządu omawiane zagadnienie nie będzie utrudniało działalności spółki. Jednak w przypadku spółek (korporacji) z udziałem kapitału zagranicznego nierzadko ma ono istotne znaczenie. W przypadku takich podmiotów często członkowie zarządu stale przebywają w różnych krajach (a nawet na różnych kontynentach). W takiej sytuacji przyjęcie, że wszyscy piastuni organu zarządczego spółki winni podpisać listę wspólników rozumianą jako jeden dokument (kartka papieru) może powodować praktyczne trudności w działalności spółki (w szczególności związane z okresem przesyłania sobie wzajemnie dokumentu do podpisu).
W przypadku wpisów deklaratoryjnych (czyli jedynie potwierdzających czynności, które skutki prawne wywierają od chwili dokonania – wpisy takie są zasadą, a dotyczą np. zbycia udziałów) opisywana kwestia nie będzie miała większego wpływu na działalność spółki. Ewentualne wzajemne przesyłanie listy wspólników przez członków zarządu nie wpływa na datę, od której czynności wywiera skutki prawne, a jedynie przedłuża procedurę wpisu do KRS (np. wpisanie „nowego” wspólnika w miejsce poprzedniego wspólnika w przypadku zmian w strukturze udziałowców). Sytuacja jest bardziej poważna w przypadku wpisów o charakterze konstytutywnym (czyli takich, gdy czynności której wpis dotyczy wywiera skutki prawne dopiero od momentu wpisu do KRS – a nie jej podjęcia). Przykładem wpisu konstytutywnego jest podwyższenie kapitału zakładowego (wymagające zmiany umowy spółki). Zgodnie z art. 262 § 4 K.s.h. podwyższenie kapitału zakładowego następuje z chwilą wpisania do rejestru. Z reguły podwyższenie kapitału zakładowego ma związek z ważnymi działaniami biznesowymi spółki (pozyskanie środków np. na zakup nieruchomości). Wymóg wzajemnego przesyłania sobie przez członków zarządu listy wspólników w celu jej podpisania przez wszystkich członków zarządu przedłuża procedurę uzyskania wpisu, a więc i operację podwyższenia kapitału zakładowego, co może skutkować np. upływem terminu na zawarcie umowy przenoszącej własność nieruchomości.
Praktyka sądów rejestrowych w zakresie opisywanej kwestii jest różna. Jedne wydziały rejestrowe akceptuję złożenie listy wspólników w postaci przedłożenia odrębnych kart o identycznej treści, z których każda podpisana jest przez innego członka zarządu. Wymagane jest jedynie, aby karty te były ze sobą trwale połączone (np. poprzez zszycie). Z kolei inne wydziały rejestrowe wymagają przedłożenia jednego dokumentu (jednej karty) podpisanej przez wszystkich członków zarządu.
Moim zdaniem, biorąc w szczególności pod uwagę realia i potrzeby obrotu gospodarczego, nie istnieją przeszkody do uznania, że możliwe jest złożenie listy wspólników jako dokumentu składającego się z odrębnych kart (o jednolitej treści), podpisanych przez poszczególnych członków zarządu. Odmienne rozumienie art. 167 § 2 K.s.h. jest przejawem zbytniego formalizmu i narzucania niepotrzebnych ograniczeń w prowadzeniu działalności gospodarczej przez spółki kapitałowe.
Data publikacji: 15 lipiec 2015, autor: Dawid Mielcarski – Adwokat
