W ostatnich lata w Polsce i w Unii Europejskiej doszło do znacznego przyspieszenia cyfryzacji stosunków biznesowych i prywatnych, przez co coraz rzadziej zawieramy już umowy w tradycyjnych formach. Fakt, że nawiązywanie stosunków prawnych staje się coraz łatwiejsze, nie powinno jednak usypiać naszej czujności. Zawieranie umów drogą elektroniczną musi wciąż pozostawać zgodne z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa. Na tym tle mogą pojawiać się obawy i wątpliwości co do skuteczności lub ważności podpisywanego kontraktu. Poniższy artykuł pomoże Ci zrozumieć, jak legalnie i bezpiecznie zawrzeć umowę elektroniczną w Polsce, z uwzględnieniem zmian jakie pojawią się w 2026 r.
Umowa elektroniczna – co to jest?
W powszechnym rozumieniu umową elektroniczną jest każdy kontrakt zawarty za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, bez użycia papieru i długopisu. Z prawnego punktu widzenia zawieranie umów elektronicznych jest jednak bardziej skomplikowane.
Przepisy Kodeksu cywilnego wyraźnie rozróżniają dwie formy, w jakich może dojść do zawarcia umowy elektronicznej:
Skontaktuj się z nami!
Kontakt- Forma dokumentowa, która jest najbardziej elastyczna i najczęściej stosowana. Do jej zachowania wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, który umożliwia ustalenie osoby składającej to oświadczenie. Może to nastąpić np. poprzez wymianę korespondencji mailowej, wysłanie wiadomości SMS lub formularza na stronie internetowej – wszystkie te czynności mogą prowadzić do zawarcia umowy elektronicznej.
- Forma elektroniczna, która znajduje zastosowanie wtedy, kiedy musisz osiągnąć moc prawną równoważną tradycyjnej formie pisemnej. W takiej sytuacji konieczne jest zawarcie umowy w formie elektronicznej, a do tego niezbędne jest użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Zrozumienie tej różnicy ma istotne znaczenie. Wiele umów na przykład umowa przeniesienia autorskich praw majątkowych, wymaga pod rygorem nieważności zachowania formy pisemnej, z którą równoważna pozostaje forma elektroniczna, a nie forma dokumentowa.
Jak podpisać umowę elektronicznie i jakie formy podpisu są dopuszczalne?
Dla wielu osób wciąż pozostaje niezrozumiałe jak skutecznie podpisać umowę elektronicznie. Odpowiedź zależeć będzie od wyboru odpowiedniego narzędzia w zależności od rodzaju zawieranej umowy. Obecnie mamy do dyspozycji wiele możliwości, których moc prawna pozostaje jednak zróżnicowana.
- Kwalifikowany podpis elektroniczny to bez wątpienia podstawowe narzędzie do elektronicznego podpisywania umów w szczególności w sytuacji, gdy przepisy prawa wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
- Profil zaufany i e-Dowód używane głównie w kontaktach obywatela z administracją publiczną, jednakże dzięki integracji z aplikacją mObywatel, zyskują coraz większą popularność również przy podpisywaniu umów elektronicznych w formie dokumentowej.
- Podpisy na platformach prywatnych (np. Autenti, DocuSign), które mogą służyć do szybkiego i efektywnego zawierania umów w sytuacji, gdy możliwe jest skuteczne zawarcie umowy w formie dokumentowej, a nie jest wymagana forma pisemna pod rygorem nieważności.
Wybór spośród wyżej wymienionych metod zależy od rangi podpisywanego dokumentu i wymogów wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa. Nie ryzykuj, używając profilu zaufanego lub podpisu na prywatnej platformie w sytuacji, gdy przepisy wymagają kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Zawarcie umowy przez Internet – wymogi prawne
Należy zwrócić uwagę, że ważność umowy zawartej przez Internet nie jest uzależniona jedynie od wyboru odpowiedniego narzędzia do podpisania umowy. Taka umowa musi spełniać również inne wymogi przewidziane przepisami prawa, w szczególności określonymi w Kodeksie cywilnym oraz ustawie o prawach konsumentów.
Istotną kwestią pozostaje ustalenie, kiedy doszło do zawarcia kontraktu. W świetle prawa, datą zawarcia umowy elektronicznej jest co do zasady moment, w którym osoba składająca oświadczenie woli wprowadziła je do środka komunikacji elektronicznej w sposób, który umożliwia drugiej osobie realne zapoznanie się z nim.
W przypadku umów zawieranych na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa, na przedsiębiorcy ciąży szereg obowiązków informacyjnych na rzecz konsumenta, których naruszenie może powodować wadliwość umowy zawartej w Internecie.
Umowa podpisana elektronicznie – ważność i skutki prawne
Pamiętaj: umowa podpisana elektronicznie jest ważna tylko wtedy, gdy użyty rodzaj podpisu jest zgodny z ustawowymi wymogami dla danego typu kontraktu. Jeśli dla danego rodzaju umowy wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny, a użyjesz np. podpisu mailowego lub na prywatnej platformie, to Twoja umowa może zostać uznana za nieważną.
W obrocie gospodarczym mogą pojawiać się wątpliwości czy możliwe jest zawarcie umowy w sposób hybrydowy. Sprowadza się to do pytania, czy umowa podpisana elektronicznie i pisemnie jest w ogóle ważna. Sytuacja ta jest jednak jak najbardziej dopuszczalna i stosowana, gdy jedna ze stron ma dostęp do kwalifikowanego podpisu elektronicznego, a druga z jakiegoś powodu preferuje podpisanie umowy w tradycyjnej formie pisemnej. W takiej sytuacji mamy do czynienia z wymianą oświadczeń woli w różnych, lecz równoważnych prawnie formach.
Bardzo ważną kwestią, często bagatelizowaną, pozostaje archiwizacja umów elektronicznych. Jeśli zawarłeś ważną umowę elektroniczną, to koniecznie pamiętaj, aby przechowywać ją w pierwotnej, cyfrowej formie (najczęściej jako plik PDF z zaszytymi metadanymi podpisu). Wydrukowanie takiego dokumentu i włożenie go do teczki lub segregatora powoduje, że traci on walor oryginału i staje się jedynie kopią.
Jak odwołać lub wypowiedzieć umowę elektroniczną?
Rozwiązanie umowy elektronicznej rządzi się podobnymi prawami co jej zawarcie. Zgodnie z przepisami, jeżeli kontrakt został zawarty w formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej, jego rozwiązanie wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa lub same postanowienia umowne stanowią inaczej.
W przypadku umów elektronicznych zawieranych przez konsumentów w Internecie (np. w e-sklepie), możliwość odstąpienia od umowy podlega maksymalnemu uproszczeniu. Konsument ma prawo odstąpić od umowy zawartej poza lokalem przedsiębiorstwa lub na odległość np. poprzez wysłanie prostego e-maila lub wypełnienie formularza udostępnionego na stronie internetowej przedsiębiorcy i przysługuje mu na to zazwyczaj 14 dni, bez konieczności podawania przyczyny.
W przypadku innych umów ich rozwiązanie może pozostawać bardziej ograniczone. Przykładowo pracodawca, który zamierza wręczyć pracownikowi oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę drogą elektroniczną, musi bezwzględnie użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Wymóg ten wynika bowiem z konieczności zachowania formy pisemnej. Wysłanie pracownikowi skanu wypowiedzenia zwykłym mailem lub użycie innego podpisu niż kwalifikowany, jest wadliwe prawnie.
Umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną
Specyficzny rodzaj kontraktu stanowią umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną. Aby usługę można było uznać za świadczoną drogą elektroniczną, muszą zostać spełnione trzy warunki:
- Brak jednoczesnej obecności stron – usługa odbywa się w całości na odległość;
- Wykorzystanie środków elektronicznych – dane są wysyłane, odbierane i przechowywane za pomocą urządzeń do elektronicznego przetwarzania i przechowywania danych (np. serwery);
- Indywidualne żądanie usługobiorcy – to użytkownik inicjuje proces (np. wchodząc na stronę, wysyłając zapytanie lub logując się).
Do zawarcia takiej umowy dochodzi np. w związku z założeniem konta w mediach społecznościowych, korzystaniem z poczty e-mail lub serwisów streamingowych, czy też subskrypcją newslettera. W tego typu stosunkach prawnych, funkcję głównego wzorca umownego pełni regulamin, a użytkownik zawiera umowę poprzez jego akceptację.
Przepisy prawa, chroniąc użytkownika, nakładają na usługodawcę wymóg, aby ten przed zawarciem umowy jasno i precyzyjnie poinformował klienta o kluczowych elementach świadczenia usług.
Nowości w 2026 dotyczące e-umów i podpisu elektronicznego
Rok 2026 można uznać za przełomowy dla cyfryzacji obiegu prawnego. Nowe regulacje, które mają obowiązywać w tym zakresie w Polsce i Unii Europejskiej, skupiają się na uproszczeniu zawierania oraz wdrożeniu ogólnoeuropejskich standardów cyfrowej tożsamości.
Od 7 stycznia 2026 r. w Polsce ma zacząć działać pierwszy, podstawowy system teleinformatyczny do obsługi e-umów. Narzędzie to umożliwi cyfrowe zawieranie niektórych rodzajów umów, a przedsiębiorcy będą mogli je podpisywać bez konieczności wychodzenia z biura. E-umowy mają stać się domyślnym standardem również w prawie pracy.
Ważne zmiany będą wiązać się z wdrożeniem regulacji unijnego rozporządzenia eIDAS 2.0, które ma nastąpić w 2026 r. Wprowadzony ma zostać Europejski Portfel Tożsamości Cyfrowej. Dzięki temu każdy obywatel UE zyska możliwość składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, przy czym podpis elektroniczny wydany w jednym kraju członkowskim będzie uznawany we wszystkich pozostałych, co uprości zawieranie umów elektronicznych w Unii Europejskiej.
Podsumowując, zawieranie umów elektronicznych staje się coraz bardziej uproszczone, zarówno w Polsce, jak i w Unii Europejskiej. Od Ciebie zależy, czy podejdziesz do tego procesu z odpowiednią świadomością prawną, aby zapewnić sobie bezpieczeństwo i uniknąć niepotrzebnych błędów.
Potrzebujesz analizy Twoich umów lub szukasz wsparcia prawnego? Skontaktuj się ze specjalistami z naszego zespołu.
Wejdź na: https://kkplegal.pl/uslugi/prawo-nowych-technologii/.
